SharePoint Archivierung mit NAVOO® Smart Archive

NAVOO® Smart Archive bietet deutlich mehr als das Microsoft 365 Archiv: maximale Flexibilität, hohe Granularität und spürbare Kostenvorteile. Anstatt ausschließlich ganze SharePoint Sites zu archivieren, lassen sich auch einzelne Dateien, Versionen, Ordner oder komplette Dokumentenbibliotheken gezielt in einen kostengünstigen Archivspeicher verschieben. Damit sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung erheblich – Verantwortliche müssen nicht sofort eine komplette Site auslagern, sondern entscheiden passgenau, welche Inhalte sie archivieren möchten. Diese niedrigere Einstiegshürde sorgt in der Praxis dafür, dass erfahrungsgemäß bis zu 10-mal größere Datenmengen archiviert werden können, ohne die Produktivität der Mitarbeitenden einzuschränken. Denn archivierte Inhalte stehen jederzeit direkt in SharePoint zur Wiederherstellung bereit – einfach, sicher und ohne Umwege. 

NAVOO^® Smart Archive kann grundsätzlich alle Dateitypen archivieren. Für die meisten Formate – wie Word, Excel, PDF, PowerPoint, Bilder, Videos oder HTML – werden individuelle, durchsuchbare Stub Files im Originalformat erzeugt. Nicht unterstützte oder seltene Dateitypen erhalten bei der Archivierung automatisch ein universelles .html‑Stub File.

Ja, NAVOO^® Smart Archive archiviert nicht nur die aktuelle Datei, sondern auch Haupt‑ und Nebenversionen, um eine vollständige Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Im interaktiven Archivierungsdialog in SharePoint können Mitarbeitende gezielt bestimmen, welche Versionen einer Datei archiviert werden sollen. Nicht ausgewählte Versionen werden nicht in den Archivspeicher übertragen und verfallen, was das Speichervolumen im Archivspeicher entlastet. Auch für automatische Archivierungsaufträge lässt sich definieren, wie viele Versionen pro Datei maximal archiviert werden sollen. Smart Archive berücksichtigt dabei sowohl Haupt‑ als auch Nebenversionen und archiviert automatisch nur die neuesten Versionen bis zur konfigurierten Obergrenze.

Archivierte Dateien werden durch sogenannte Stub Files ersetzt, die weiterhin suchbar und am Ursprungsort sichtbar bleiben. Ein Klick genügt zur Wiederherstellung und das ohne IT-Support.

NAVOO^® Smart Archive kann wahlweise im Managed Hosting oder im Self Hosting betrieben werden. Beim Managed Hosting verwaltet Arvato Systems die Server in einer betreuten Azure-Umgebung – ideal für einen schnellen Go-Live mit minimalem Betriebsaufwand und Datenmengen bis etwa 20 TB. Beim Self Hosting laufen die Server in Ihrer eigenen Azure-Umgebung, was ab größeren Volumina sinnvoll ist und maximale Kontrolle, Sicherheit sowie flexible Skalierung ermöglicht. In beiden Varianten verbleiben sämtliche Daten in Ihrer Cloud-Umgebung. Den Archivspeicher wählen Sie selbst – aus Azure Blob Storage, AWS S3 oder Google Cloud Storage. 

Wenn Sie AWS S3 oder Google Cloud Storage als Archivspeicher einsetzen, erfolgt der Datentransfer aus Azure in die jeweilige Zielplattform. Dadurch entstehen zusätzliche Übertragungskosten zwischen den Systemen und die monatlichen Lizenzkosten erhöhen sich um rund 5 Euro. Funktionen, Sicherheit, Compliance und Wiederherstellung bleiben vollständig erhalten – Ihre Daten verbleiben in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung.

Wenn eine Datei archiviert wird, ersetzt NAVOO^® Smart Archive die ursprüngliche Datei technisch vollständig durch eine Platzhalterdatei (Stub File) in SharePoint. SharePoint‑Backuplösungen sichern in der Regel nur das, was aktiv in SharePoint liegt – also die Platzhalterdateien, nicht die Originaldateien. Da sich bei der Archivierung Dateigröße und Metadaten ändern, erkennen Backups diese Änderung und erstellen neue Sicherungssätze. Dadurch kann es im Laufe der Zeit passieren, dass im Backup ausschließlich Stub Files liegen und die Originaldateien vollständig fehlen. Archivierte Dateien sind daher nicht Teil des SharePoint‑Backups und können über dieses nicht wiederhergestellt werden.

Wenn Azure Blob Storage als Archivspeicher verwendet wird, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um archivierte Daten zuverlässig abzusichern. Azure bietet dafür integrierte Redundanzfunktionen, bei denen Daten mehrfach gespeichert werden – auf Wunsch auch geografisch verteilt – das erhöht die Ausfallsicherheit deutlich, beeinflusst aber die Storage‑Kosten.

Zusätzlich können Azure‑Backupfunktionen genutzt werden. Dazu gehören Snapshots im gleichen Storage‑Account, die eine Wiederherstellung über mehrere Monate ermöglichen, sowie die Tresorsicherung („Backup Vault“), bei der Kopien langfristig und getrennt vom Ursprungsspeicher aufbewahrt werden. Beide Optionen ergänzen die Redundanz und schützen den Archivspeicher auch vor unbeabsichtigtem Löschen oder technischen Störungen.

Bei erhöhten Compliance‑ oder Sicherheitsanforderungen lassen sich darüber hinaus Drittanbieter‑Backuplösungen für Azure Blob Storage einsetzen. Da archivierte Dateien nicht Teil des SharePoint‑Backups sind, wird empfohlen, frühzeitig zu entscheiden, ob und welche zusätzliche Absicherung benötigt wird. Eine einmalige Überprüfung des Restore‑Verhaltens von Stub Files in der eingesetzten SharePoint‑Backuplösung sorgt für Klarheit.

Der Archivspeicher wird grundsätzlich in Ihrer Cloud-Umgebung betrieben. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Speicherort, Zugriffsrechte und Compliance-Vorgaben. Wenn Sie NAVOO^® Smart Archive nicht weiterverwenden möchten, unterstützen wir Sie auf Wunsch dabei, archivierte Dateien zurück nach SharePoint zu übertragen.

Ja, für Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und Bildungseinrichtungen sind Rabatte verfügbar. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.