So funktioniert die Migration in die Delos Cloud

Ein Teil der Vorgaben des BSI zielt darauf ab, dass nur Bezugsberechtigte die Delos Cloud nutzen dürfen. Bezugsberechtigt im Sinne der Delos Cloud sind folgende Gruppen:

• Unmittelbare Verwaltung: Behörden der unmittelbaren Bundes-, Landes-, und Kommunalverwaltung z.B. Bundeskanzleramt, Zollamt
• Mittelbare Verwaltung: Einrichtungen der mittelbaren Bundes-, Landes-, und Kommunalverwaltung, die öffentlich-rechtlich organisiert sind, überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert werden, der Rechts- und zumindest teilweisen Fachaufsicht des Bundes, Länder oder Kommunen unterliegen sowie nicht im Wettbewerb mit Privaten stehen, wie z.B. staatliche Universitäten, BaFin
• Zuwendungsempfänger: Zuwendungsempfänger, die regelmäßig überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert werden und die nicht unternehmerisch tätig sind oder, falls sie unternehmerisch tätig sind, über eine Trennungsrechnung verfügen, wie z.B. Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V., Fraunhofer Gesellschaft
• Unternehmen mit Kapitalbeteiligung: Unternehmen mit Kapitalbeteiligung des Bundes, Länder und Kommunen von jeweils oder gemeinsam 50%, die nicht unternehmerisch tätig sind oder, falls sie unternehmerisch tätig sind, über eine Trennungsrechnung verfügen, wie z. B. Autobahn GmbH, Bundesdruckerei

Eine Migration in die Delos Cloud ist ausschließlich diesen Kundengruppen vorbehalten.

• Systeme und Anwendungen katalogisieren: Erfassen Sie alle bestehenden Systeme, lokale Umgebungen, Anwendungen und Netzwerkgeräte, die migriert werden müssen. Das hilft Ihnen, den Umfang und die Komplexität der Migration in die Delos Cloud zu verstehen.
• Komplexität bewerten: Bestimmen Sie die Komplexität der Migration, indem Sie die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Systemen und Anwendungen analysieren.

Fokussieren Sie sich bei der Bestandsaufnahme speziell auf:

• Anzahl, Größe und Typ der Exchange-Postfächer: Erfassen Sie die Anzahl, die Größe und den Typ der bestehenden Exchange-Postfächer, die zu Exchange Online migriert werden sollen. Das hilft bei der Planung und Durchführung der Migration.
• Dateien und Speicherorte: Analysieren Sie die Informationen in den aktuellen Speicherorten von Dateien sowie deren Größe und Menge, um die Migration zu SharePoint Online effizient planen zu können.
• Meeting- und Messaging-Systeme: Untersuchen Sie die derzeit verwendeten Meeting- und Messaging-Systeme, die durch Teams ersetzt werden sollen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
• Angepasste Anwendungen und Integrationen: Überprüfen Sie alle benutzerdefinierten Anwendungen und Integrationen, die von der Migration in die Delos Cloud betroffen sein könnten, und planen Sie deren Migration oder Integration.
• Add-ins prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Add-ins mit der neuen MS Office-Version kompatibel sind. Planen und führen Sie notwendige Anpassungen zusammen mit den Herstellern durch, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
• Websites: Bewerten Sie Websites, die möglicherweise zu SharePoint Online migriert oder mit Azure AD für die Identitätsverwaltung integriert werden müssen.

• Vorhandene Inhalte analysieren: Führen Sie eine gründliche Analyse der vorhandenen Inhalte durch, um festzustellen, welche Daten migriert, archiviert oder bereinigt werden sollen.
• Migrationsansatz festlegen: Entscheiden Sie, welche Inhalte zu Microsoft 365 migriert werden sollen, basierend auf der Relevanz und dem aktuellen Nutzen dieser Inhalte.

• Anbindung von Fachverfahren prüfen: Je nach Fachverfahren werden Funktionen wie MS Word Anbindungen genutzt, deren Kompatibilität mit der neuen MS Office Version im Vorfeld geprüft werden muss. Identifizierter Anpassungsbedarf ist mit den Herstellern der Fachverfahren zu klären und einzutakten.
• Umgang mit Excel Markos: Aus Sicherheitsaspekten empfiehlt sich die Signatur von bestehenden Excel Makros, um den ausführbaren Code in Excel auf ein notwendiges Minimum zu beschränken.
• MS Access basierte Fachverfahren: Ein besonderer Schwerpunkt gilt den MS Access basierten Fachverfahren. Gegebenenfalls sollte hier die Möglichkeit genutzt werden, alternativ zu einer Migration nach O365 das Fachverfahren von Access auf eine zeitgemäße Architektur zu migrieren oder direkt auf eine Low Code Alternative wie die Microsoft Power Plattform zu migrieren.

• Netzwerkkapazität prüfen: Bewerten Sie die vorhandene Netzwerkkapazität und Bandbreite, um sicherzustellen, dass diese den erhöhten Datenverkehr während und nach der Migration bewältigen kann.
• Netzwerk-Upgrades durchführen: Führen Sie bei Bedarf Upgrades der Netzwerkhardware und -software durch, um die Anforderungen nach der Migration zu erfüllen.

• Identitätsmodelle vergleichen: Wählen Sie zwischen verschiedenen Identitätsmodellen (Cloud-only, Hybrid oder On-Premises) basierend auf den Geschäftsanforderungen und den Perspektiven von IT- und Sicherheitsteams.
• Implementierung planen: Planen Sie die Implementierung des gewählten Identitätsmodells, einschließlich der Integration mit vorhandenen Systemen und der Schulung der Benutzenden.

• Gemischte Ziellandschaften: Je nach Anforderung kann insbesondere für staatliche IT-Dienstleister wie Eigenbetriebe von Kommunen die Notwendigkeit bestehen, Ihre Kundinnen und Kunden in die Delos Cloud zu migrieren und die, die nicht unter die oben genannten Gruppen fallen, in die öffentliche M365 Cloud zu migrieren. Microsoft stellt hierfür umfangreiche Cross Cloud Funktionalitäten bereit. Diese spezielle Anforderung gilt es bei der Gesamtarchitektur zu beleuchten und zu berücksichtigen. 
• Migrationsszenarien von M365 in die Delos Cloud: Gleiches gilt für Betriebe, die bereits Richtung M365 migriert haben und nach der Verfügbarkeit nun Teile oder die gesamte Landschaft in die Delos Cloud migrieren möchten.

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Verschlüsselungsrichtlinien: Überlegen Sie, wie MFA und Verschlüsselungsrichtlinien zum Schutz des Zugriffs auf Microsoft 365 eingesetzt werden können. 
• Datenverlustpräventionsstrategie (DLP): Evaluieren Sie Optionen für eine DLP-Strategie, um sensible Informationen zu schützen. 
• Notfallwiederherstellung und Backup-Lösungen: Planen Sie Maßnahmen zur Notfallwiederherstellung und stellen Sie sicher, dass Backup-Lösungen für Ihre Cloud-Daten berücksichtigt werden. 
• Datenschutz- und Compliance-Richtlinien: Analysieren Sie die spezifischen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben Ihrer Branche und bewerten Sie, wie Microsoft 365 diese Anforderungen erfüllt.
• Endpunktschutz: Die Absicherung der Endpunkte wird nicht durch die Migration nach Microsoft 365 ersetzt, daher muss dieser Schritt vor, während und nach der Migration sorgfältig bedacht werden. Da Threat Protection und Microsoft Defender for Endpoint in der Delos Cloud nicht enthalten sind, gehört die Planung von Antivirus- und Antimalware-Maßnahmen zur Sicherstellung, dass alle Endpunkte während und nach der Migration gegen Bedrohungen abgesichert sind.

• Veränderungen in Arbeitsweisen und Prozessen: Die Migration zu Microsoft 365 bringt tiefgreifende Veränderungen in den Arbeitsweisen, Prozessen und der IT-Infrastruktur eines Unternehmens mit sich. 
• Erfolgreiches Change Management: Um sicherzustellen, dass diese Transformation reibungslos verläuft und von den Mitarbeitenden gut angenommen wird, ist ein erfolgreiches Change Management entscheidend. 
• Sorgfältige Planung und Verwaltung: Das erfordert eine sorgfältige Planung und Verwaltung mehrerer Bereiche, um sowohl die technische Umstellung als auch die menschliche und organisatorische Seite gleichermaßen zu berücksichtigen.
• Einführung nach Best Practices: Beginnen Sie bei der Nutzung von Microsoft 365 zunächst mit den grundlegenden Diensten wie OneDrive für die Dateiablage und Exchange Online für E-Mails. Nachdem diese Dienste erfolgreich eingeführt und stabil betrieben werden, können Sie schrittweise weitere Dienste wie SharePoint für die Zusammenarbeit und Teams für die Kommunikation und Kollaboration einführen. Das ist jedoch nur ein möglicher Best Practices Ansatz und kann je nach den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten Ihrer Organisation angepasst werden.

• Stakeholder-Beteiligung: Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder, einschließlich IT, Sicherheit, Compliance und Endbenutzer, und beteiligen Sie sie am Migrationsprozess. Ein wichtiger Aspekt ist auch das Einbeziehen des Betriebs- oder Personalrats, um sicherzustellen, dass die Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden.
• Informationen sammeln: Sammeln Sie Informationen zu den Anforderungen, Prioritäten und Erfolgskriterien der verschiedenen Stakeholder und erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um diese auf dem Laufenden zu halten.