Verwalten Sie Ihre Aufgaben im Prozessmanagement effektiv und effizient
Mit strukturiertem Prozessmanagement steigern Sie Ihre Qualität und behaupten sich im Wettbewerb
In einer schnelllebigen, globalisierten Welt sind fest etablierte Prozesse essenziell für erfolgreiches und nachhaltiges Wirtschaften. Nur so ist es Ihnen möglich, Fehler und Missverständnisse innerhalb des Unternehmens zu vermeiden. Durch gelebte Prozesse, die nachvollziehbare und reproduzierbare Entscheidungen ermöglichen, können Sie eine gleichbleibend hohe Qualität gewährleisten.
Lesen Sie hier, was genau Prozessmanagement eigentlich ist und welche Aufgaben und Rollen dahinterstecken.
Was ist Prozessmanagement?
Der Begriff „Prozessmanagement“ bzw. die englische Bezeichnung „Business Process Management“ (BPM) bezeichnet prinzipiell den allgemeinen Umgang mit Prozessen innerhalb des Unternehmens.
Das Geschäftsprozessmanagement umfasst folgende Prozessschritte:
- Planung
- Umsetzung
- Analyse bzw. Überwachung
- Optimierung
Das Prozessmanagement regelt, wer zu welchem Zeitpunkt welche Tätigkeiten unter Einbindung welcher Ressourcen durchführt. Dies umfasst eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Rollen sowie die damit verbundenen Aufgaben. Das ermöglicht ein unternehmensweites Verständnis für die interne Prozesslandschaft.
Die Ziele dahinter sind vielfältig:
- Abläufe effizienter gestalten
- Kosten senken
- Qualität steigern
- Flexibilität erhöhen
- Transparenz schaffen
Aufgaben des Prozessmanagements
Welche Aufgaben genau fallen nun in den Bereich des Prozessmanagements? Die wohl wichtigste Aufgabe besteht darin, einen Rahmen zu definieren, innerhalb dessen Prozesse erfolgreich funktionieren. Dafür ist es notwendig, vorhandene Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, zu modellieren und zu beschreiben. Auch die Entwicklung, Einführung und Steuerung neuer Prozesse gehören dazu, denn nicht für jede Aufgabe gibt es schon einen definierten Prozess. Regelmäßige Analysen ermöglichen anschließend, die Prozessfähigkeit immer wieder auf den Prüfstand zu stellen, Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten, diese zu implementieren und nachzuverfolgen.
Die Aufgaben des Prozessmanagements verfolgen dabei stets zwei zentrale Leitfragen: Welches Ziel verfolgt ein Prozess? Und sind alle Aufgaben, die zur Erreichung des Ziels beitragen, klar formuliert?
Hierzu zählen beispielsweise die Einhaltung der richtigen Reihenfolge der Arbeitsschritte und die effektive und effiziente Verteilung der Aufgaben auf die zur Verfügung stehenden Ressourcen.
So funktioniert klassisches Prozessmanagement
Wie der Einstieg in das Prozessmanagement gelingt? Zwar sind Unternehmen in ihrer Philosophie oft sehr einzigartig, doch die grundlegenden Aufgaben im Prozessmanagement sind in jedem Unternehmen sehr ähnlich. Wir möchten Ihnen darstellen, welche üblichen Schritte im Rahmen des klassischen Prozessmanagements notwendig sind und zu besseren Ergebnissen führen.
Prozessauswahl
Im ersten Schritt ist es sinnvoll, sich einen allgemeinen Überblick über die im Unternehmen befindlichen Prozesse zu machen und die Prozesse auswählen, in denen Sie Optimierungsbedarf sehen. Hierbei ist es wichtig, die gesamte Prozesslandschaft mit den jeweiligen Schnittstellen zwischen den Prozessen im Hinterkopf zu behalten, um nicht später durch die Optimierung eines Prozesses andere Prozesse negativ zu beeinflussen.
Prozessdarstellung
Haben Sie den entsprechenden Prozess ausgewählt, gilt es, sich diesen Prozess so anschaulich wie möglich darzustellen, ohne durch einen zu hohen Detailgrad den Überblick zu verlieren. Dazu gibt es verschiedene Methoden, die sich mehr oder weniger für eine übersichtliche Prozessabbildung eignen. Die Object Management Group stellt mit der Business Process Model and Notation (BPMN) einen Standard bereit, der zur Vereinheitlichung der Darstellungsformen beiträgt. BPMN ist eine grafische Sprache zur Darstellung und Modellierung von Geschäftsprozessen, die in vier übergeordneten Kategorien mehr als 150 Symbole umfasst. Die Modellierungssprache verwendet folgende Kategorien:
- Flow Objects: Grundbausteine von BPMN
- Connecting Objects: Verbindungselemente aller Bausteine
- Artefacts: Verständnis- / Informationsbausteine
- Swimlanes und Pools: Darstellung der Prozessbeteiligten
Durch die strukturierte Aufteilung der einzelnen Prozesselemente, lassen sich unterschiedliche Varianten und Abläufe des Prozesses parallel vergleichen. Das Prozessmanagement kann einzelne Schnittstellen modellieren und somit optimieren.
Prozessanalyse
Sobald der Prozess in seine einzelnen Prozessschritte zerlegt und eine Verantwortlichkeitsabgrenzung vorgenommen wurde, kann der Prozess einer Ist-Analyse unterzogen werden. Dazu könnten Sie zum Beispiel involvierte Mitarbeiter befragen und objektive Kennzahlen einbeziehen. Wie tief Sie dabei ins Detail gehen, hängt hauptsächlich von Ihrem übergeordneten Ziel ab. Möchten Sie den Prozess zunächst als Ganzes analysieren, so ist eine tiefe Detaillierung der einzelnen Prozessschritte eventuell nicht zielführend. An dieser Stelle sollten Sie Aufwand und Nutzen sorgfältig abwägen. Für die Ist-Analyse ist es wichtig, dass der gewünschte Soll-Prozess bereits für einen Vergleich zur Verfügung steht.
Prozessbewertung
Bei der Prozessanalyse fallen vermutlich Details auf, die die Leistungsfähigkeit des Prozesses in irgendeiner Weise hemmen. Beispiele sind fehlende Arbeitsanweisungen oder unzureichend spezifizierte Schnittstellen. Die Prozessbewertung ist dafür da, genau diese Lücken zu identifizieren und über Optimierungsmaßnahmen zu entscheiden.
Prozessverbesserung
Wurde in der Prozessbewertung entschieden, dass eine Prozessverbesserung sinnvoll ist, so werden im fünften und letzten Schritt zunächst passende Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und gemäß eines Terminplans implementiert. Doch mit der Implementierung allein ist es nicht getan: Die Überwachung der Verbesserungsmaßnahmen gibt Aufschluss darüber, ob sie funktionieren und ihre gewünschte Wirkung erzielen.
Klingt komplex? Es wäre gelogen, zu sagen, dass ein erfolgreiches Prozessmanagement das nicht ist. Das Zusammenspiel vieler Faktoren, Aufgaben und Rollen ist entscheidend dafür, ob das Prozessmanagement in einem Unternehmen effizient abläuft. Zu Ihrer Beruhigung: Es gibt smarte Lösungen, die viele dieser Aufgaben und Rollen für Sie übernehmen und teilweise automatisieren. Verlassen Sie sich auf unsere Fachexpert:innen von Arvato Systems und ihre langjährige Erfahrung im Bereich BPM. Mit unseren flexiblen und auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Lösungen unterstützt Sie Arvato Systems bei der Planung, dem Aufbau und der Pflege einer optimalen Prozesslandschaft.
Rollen und Verantwortlichkeiten im Überblick
Doch wer ist nun für diese verantwortungsvollen Aufgaben zuständig? Schließlich kann diesen Umfang nicht eine Person – wie etwa ein Prozessmanager – alleine bewältigen. Das klassische Prozessmanagement sieht hierfür verschiedene Rollen mit klar definierten Aufgaben vor. Je nach Unternehmensgröße können diese Aufgaben und Rollen natürlich unterschiedlich gestaltet werden. Besonders durch den Einsatz von modernen Lösungen im BPM können Sie die Verantwortlichkeiten eigens interpretieren. Mit der Unterstützung von automatisierten Prozessen gelingt Ihnen eine smarte Aufgabenverteilung für Ihr Unternehmen.
CPO – Leiter des Prozessmanagements
Der Chief Process Officer ist der Hauptverantwortliche für das gesamte Prozessmanagement und berichtet oftmals direkt an die Geschäftsführung. Er sieht das Prozessmanagement im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und leitet daraus die passenden Methoden für seinen Verantwortungsbereich ab.
Prozessverantwortlicher
Der Prozessverantwortliche verantwortet die strategische Steuerung des Prozesses nach den Vorgaben des CPO. Dabei übernimmt er die Verantwortung für Prozessplanung und -controlling sowie die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit des Prozesses.
Prozessmanager
Um die operative Ausführung des Prozesses kümmert sich der Prozessmanager. Der Prozessmanager erhält die strategischen Vorgaben des Prozessverantwortlichen und verantwortet die Umsetzung auf der operativen Ebene. Dies umfasst die operative Prozesssteuerung inklusive Planung und Controlling sowie die Koordination der Schnittstellen zu anderen Prozessen.
Prozessmanagement-Berater
Stehen Überlegungen zu unternehmensrelevanten Änderungen im Geschäftsprozessmanagement an, so werden oftmals unabhängige Berater hinzugezogen. Diese können die Lage mit einem neutralen Blick bewerten und beispielsweise die Einführung neuer Methoden oder Optimierung allgemeiner Geschäftsprozesse unterstützen.
Prozessmanagement-Coach
Was macht ein Prozessmanagement-Coach? Während der Prozessmanagement-Berater sich hauptsächlich mit den Führungspositionen beschäftigt, steht der Prozessmanagement-Coach allen Rollen des Prozessmanagements mit Rat und Tat zur Seite und hilft Ihnen, die Vorgaben des Prozessmanagements auf operativer Ebene umzusetzen, beispielsweise in der Planung von Prozessaktivitäten oder in der Prozessanalyse.
Prozessbeteiligter
Jeder im Prozess definierte Prozessschritt wird durch einen Prozessbeteiligten umgesetzt. Somit trägt jeder Prozessbeteiligte dazu bei, das Ziel des jeweiligen Prozesses zu erreichen.
Prozesscontroller
Der Prozesscontroller unterstützt den CPO und die Prozessverantwortlichen in ihrer strategischen Prozesssteuerung, indem er ihnen die relevanten Kennzahlen aufbereitet und anhand dieser entsprechende Reaktionen bzw. Tätigkeiten vorschlägt.
Prozessauditor
Ein Prozessauditor ist für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Prozessausführung verantwortlich. Hierzu führt er regelmäßig Audits zur Überprüfung durch, in denen er beispielsweise die Prozessdokumentation sichtet und die Verfolgung von Verbesserungsmaßnahmen prüft.
Die klassische Rollenverteilung deckt alle Aufgaben und Bereiche des Prozessmanagements ab, verbraucht dabei allerdings viele Ressourcen, besonders im Personalbereich. Für mehr Effizienz im Prozessmanagement Ihres Unternehmens bietet Arvato Systems intelligente, digitale Lösungen von der Beratung und Modellierung bis zum Monitoring und der Optimierung sowie Automatisierung Ihres Prozessmanagements.
Welche Vorteile haben Sie als Unternehmen?
So viele Aufgaben, verschiedene Rollen und Möglichkeiten für das Prozessmanagement – lohnt sich der Aufwand denn überhaupt, externe Spezialisten in die unternehmensinternen Strukturen einzuführen? Und kann dieses komplexe Themenfeld von digitalen Lösungen überhaupt erfasst werden? Die Antwort lautet eindeutig: Ja!
Ein top strukturiertes Prozessmanagement kann Ihnen in Ihrem Unternehmen helfen, einen sehr guten Überblick über Ihre Prozesse zu bekommen und Schwachstellen methodisch zu identifizieren und zu beseitigen. Dies trifft vor allem auf komplex strukturierte Großunternehmen zu, aber auch Mittelständler und kleinere Unternehmen können von diesen Vorteilen profitieren. Dabei kann das Prozessmanagement sowohl für Ihre Primärprozesse – also Prozesse, die direkt mit der Wertschöpfung Ihrer Produkte in Verbindung stehen, zum Beispiel Produktionsprozesse – als auch für die Sekundärprozesse wie Personalentwicklung oder Qualitätsmanagement angewandt werden. Somit können Sie die Qualität erhöhen, Ihre Effizienz steigern und sich dadurch am Markt von Ihrer Konkurrenz absetzen, was wiederum zu Unternehmenswachstum beiträgt. Außerdem schaffen Sie eine höhere Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens und stärken das Prozessverständnis Ihrer Mitarbeiter.
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