Der Copilot von Microsoft: Ein Erfahrungsbericht

Vor einem Jahr stellte Microsoft seine neue KI-Integration für den Digital Workplace vor: Microsoft 365 Copilot. Das Tool versprach, die Arbeitsprozesse in Microsoft 365-Anwendungen und -Apps zu vereinfachen und zu beschleunigen. Nutzer:innen sollten mit einfachen Sprachbefehlen die KI als Assistenten steuern können.

Wir haben im Juli 2023 einen Blogbeitrag verfasst, in dem wir die Funktionen und Vorteile von Microsoft 365 Copilot vorgestellt und einen Ausblick in die Zukunft gegeben haben. Nun wollen wir einen Blick in die Praxis werfen: Wie hat sich der Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag bewährt? Welche Prognosen waren zutreffend? Was lief besser als erwartet? Und wie hat sich die Arbeitsweise durch die Nutzung des Tools verändert?

Microsoft 365 Copilot basiert auf großen Sprachmodellen, die in Kombination mit Microsoft Graph-Daten und Microsoft 365-Apps arbeiten. Das bedeutet, dass die künstliche Intelligenz nicht nur Sprache versteht, sondern auch auf die individuellen Daten und Anwendungen der Nutzer:innen zugreifen kann. So kann sie personalisierte und relevante Inhalte erstellen, die auf den jeweiligen Kontext und Zweck abgestimmt sind und mit einfachen Text- oder Sprachbefehlen gesteuert werden.

Der Copilot ist direkt in Microsoft 365-Anwendungen und -Apps, wie Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint, integriert.

Dabei erleichtert der Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag Aufgaben wie

• Texte erstellen, zusammenfassen, übersetzen, formatieren und korrigieren.
• Daten analysieren, visualisieren, filtern und sortieren.
• Präsentationen gestalten, strukturieren und animieren.
• E-Mails verfassen, beantworten, weiterleiten und archivieren.
• Meetings planen, einladen, protokollieren und nachbereiten.
• Suchanfragen bearbeiten, Informationen liefern und Empfehlungen geben.

So können sich Mitarbeitende auf die kreativen, strategischen und komplexen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, während die KI routinemäßige, langwierige und einfache Aufgaben erledigt. Das steigert die Produktivität, Qualität und Effizienz. 

Nach einem halben Jahr der Nutzung von Microsoft 365 Copilot können wir sagen, dass das Tool unsere Erwartungen erfüllt und teilweise sogar übertroffen hat. Die künstliche Intelligenz ist leistungsfähig, zuverlässig und benutzerfreundlich. Die Sprachbefehle sind intuitiv, präzise und flexibel. Die Inhalte sind personalisiert, relevant und qualitativ hochwertig. Die Integration in Microsoft 365-Anwendungen und -Apps ist nahtlos, kompatibel und sicher. 

Natürlich ist Microsoft 365 Copilot nicht perfekt. Es gibt noch Verbesserungspotenzial, Herausforderungen und Grenzen. Zum Beispiel:

• Die KI ist nur bedingt fähig, komplexe, mehrdeutige oder ironische Sprachbefehle zu verstehen und auszuführen.
• Die KI kann nicht in jedem Fall eine Vorlage richtig interpretieren, um neue Inhalte zu generieren.
• Die KI ist nicht immer in der Lage, ethische, rechtliche oder soziale Aspekte zu berücksichtigen und zu respektieren.
• Nutzer:innen müssen die KI regelmäßig überprüfen, korrigieren und anpassen, um Fehler, Verzerrungen und Missbrauch zu vermeiden.

Diese Punkte zeigen, dass Microsoft 365 Copilot kein Ersatz, sondern eine Ergänzung für menschliche Arbeit ist. Die KI kann Nutzer:innen unterstützen, aber nicht ersetzen. Die KI kann diese entlasten, aber nicht entmündigen. Die KI kann Nutzer:innen inspirieren, aber nicht dominieren.

Um eine verantwortungsvolle und nachhaltige Nutzung von Microsoft 365 Copilot zu gewährleisten, ist es wichtig, eine Governance-Strategie zu definieren und umzusetzen. Eine Governance-Strategie legt die Regeln, Richtlinien und Verantwortlichkeiten für den Einsatz der KI im Unternehmen fest. Sie beinhaltet unter anderem die Aspekte wie Sicherheit, Datenschutz, Compliance, Qualität, Ethik und Transparenz. So wird sichergestellt, dass der Copilot auf Prompts zu persönlichen Informationen Dritter keine Auskunft gibt. 

Eine Governance-Strategie muss gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern entwickelt und kommuniziert werden. Dazu gehören Geschäftsleitung, IT, Fachabteilungen, Betriebsräte, Datenschutzbeauftragte und Endnutzer:innen. Sowohl zur Einführung von M365 Copilot als auch während des späteren Betriebs muss dieser regelmäßig überprüft und angepasst werden, um den sich ändernden Anforderungen, Bedürfnissen und Erkenntnissen gerecht zu werden. 

Microsoft 365 Copilot ist ein innovatives, leistungsfähiges und nützliches Tool, das Arbeitsprozesse in Microsoft 365-Anwendungen und -Apps vereinfacht und beschleunigt. 

Er hat einige Aspekte besser als erwartet gelöst und den Arbeitsalltag positiv verändert. Nutzer:innen profitieren von den Funktionen und Vorteilen des Copiloten, müssen aber auch Herausforderungen und Grenzen beachten. Die KI ist ein Assistent, ein Unterstützer und ein Partner— aber kein Ersatz, kein Entlastungsautomat und kein Vorgesetzter. 

Um die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft 365 Copilot zu nutzen, ist es jedoch wichtig, dass die IT-Systeme im Unternehmen untereinander vernetzt sind. Daher gehört zu jeder KI-Strategie auch die Umsetzung von Integrationsszenarien. Nur so können Daten aus verschiedenen Quellen und Anwendungen für den Copiloten zugänglich und verwertbar gemacht werden. Genauso wichtig ist die Vorbereitung der Unternehmensdaten, der Governance-Einstellungen und der Security, um die Qualität, die Sicherheit und die Compliance der Daten zu gewährleisten. Diese Aspekte sind entscheidend, um das Potenzial der KI auszuschöpfen und die Effizienz, die Zufriedenheit und die Innovation in den Arbeitsprozessen zu steigern.

Wir sind gespannt, wie sich der Microsoft 365 Copilot weiterentwickelt und sich die künstliche Intelligenz in der Arbeitswelt etabliert. Wir sind überzeugt, dass die KI-Integration ein Schritt in die Zukunft ist, der die Revolution der Arbeitswelt vorantreibt.