KI-Governance

Unsere Microsoft 365 Governance Lösung NAVOO hat ähnlich wie Microsoft SharePoint eine Historie, die bereits zu On-Premises-Zeiten begann. Als SharePoint noch die alleinige Lösung von Microsoft für die Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen war, spielten Strukturen und Berechtigungen von Speicherorten bereits eine zentrale Rolle. Anders als mit Microsoft 365 war es damals jedoch einfacher, Anwendende bei der strukturierten Ablage von Inhalten technisch anzuleiten. Denn die Möglichkeiten waren begrenzt. 

Mit der Einführung von Teams und der tieferen Integration von Features für die Zusammenarbeit in das Betriebssystem sowie in die gesamte Office-Palette erhielten Anweder:innen zahlreiche neue  Möglichkeiten für den schnellen und einfachen Austausch von Dokumenten. Sharing-Szenarien, die SharePoint oder andere DMS-Lösungen bereits durch klare Vorgaben regulieren, führten wieder ein Eigenleben. Verschiedene Versionen und Duplikate von Dokumenten mit abweichenden Berechtigungen an unterschiedlichen Ablageorten wie Teams Channels, OneDrive oder SharePoint-Dokumentenbibliotheken sind unter anderem auf das folgende Problem zurückzuführen.

Die Nutzung von Social Media Tools wie Instagram oder Facebook hat vor einiger Zeit den Begriff „Oversharing“ hervorgebracht. Er bezeichnet das unüberlegte und übermäßige Teilen von Informationen. Microsoft hat dieses Wort nun auch im unternehmerischen Kontext etabliert. Mitarbeitende teilen untereinander zu Lasten der Sicherheit und Relevanz Inhalte über unterschiedliche Kanäle. 

Gründe dafür sind:

Die Antwort ist einfach. Dem Hersteller geht es nicht um eine strukturierte Form der Zusammenarbeit, die nach dem Verständnis von Microsoft schon immer in der Verantwortung der Anwendenden lag. Vielmehr geht es um die Bereitstellung von Inhalten im sogenannten „Semantic Index“. Es geht um den Game Changer, um KI und Copilot für Microsoft 365.

Der KI-Assistent von Microsoft ist in der Lage, Inhalte zu verstehen, zu interpretieren und Zusammenhänge aufzuzeigen. Da Unternehmen über unzählige sensible Daten verfügen, die nicht allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen „sollten“, besteht die Gefahr, dass durch „Oversharing“ Informationen in die falschen Hände geraten. 

Dabei ist die Sensibilität der Informationen nicht mehr an einem einzelnen Dokument festzumachen. Für die Anfrage nach den Umsatzzahlen eines Unternehmens, der Provision von Vertriebsmitarbeitenden oder einer Prognose zur Entwicklung von Unternehmenskennzahlen benötigt Copilot für Microsoft 365 lediglich Fragmente an Informationen, verteilt an unterschiedlichen Orten, um eine Aussage zu treffen.

Das ist die zentrale Frage, die Microsoft derzeit stellt.  Damit meint der Hersteller aber nicht die generelle Unternehmenskultur, die möglichen Mehrwerte oder das volle Portemonnaie für die notwendigen Lizenzen. Die Frage sollte vielmehr lauten: 

Der KI ist es egal, wo Unternehmensdaten gespeichert sind. Das sollte aber keinesfalls dazu führen, auf eine saubere Strukturierung von Speicherorten und Arbeitsgruppen zu verzichten. Anwendende wollen auch im KI-Zeitalter ihre Dokumente möglichst schnell finden und einfach darauf zugreifen können. Der Schlüssel liegt im Zusammenspiel von Ablagestrukturen und Berechtigungen, in der KI-Governance, denn Copilot stehen nur die Daten zur Verfügung, für die angemeldete Benutzende Zugriff haben. Sei es über die Freigabe einer Teams-Mitgliedschaft, eines Channels, einer verbundenen SharePoint Site, einer Dokumentenbibliothek oder direkt eines Dokuments.

Der KI ist es egal, wo Unternehmensdaten gespeichert sind. Das sollte aber keinesfalls dazu führen, auf eine saubere Strukturierung von Speicherorten und Arbeitsgruppen zu verzichten. Anwendende wollen auch im KI-Zeitalter ihre Dokumente möglichst schnell finden und einfach darauf zugreifen können. Der Schlüssel liegt im Zusammenspiel von Ablagestrukturen und Berechtigungen, in der KI-Governance, denn Copilot stehen nur die Daten zur Verfügung, für die angemeldete Benutzende Zugriff haben. Sei es über die Freigabe einer Teams-Mitgliedschaft, eines Channels, einer verbundenen SharePoint Site, einer Dokumentenbibliothek oder direkt eines Dokuments.

Microsoft Teams ist die Steuerzentrale der täglichen Zusammenarbeit im Unternehmen. Unsere Microsoft 365 Governance Lösung NAVOO steuert im Hintergrund alle beteiligten Systeme und legt dabei den Schwerpunkt auf Effizienz und Sicherheit. Angefangen bei Ablagestrukturen und Berechtigungen in OneDrive und SharePoint über den Schutz und den Lebenszyklus von Identitäten und Gruppen in Microsoft Entra ID bis hin zur engen Verzahnung mit Security- und Compliance-Funktionen in Microsoft Purview.

NAVOO hilft Ihnen dabei, Oversharing zu vermeiden. Die Governance Lösung strukturiert Ablagen und Teams richtig und stellt Anwendenden eine Arbeitsgrundlage zur Verfügung, die sie verstehen. Darüber hinaus verwaltetet NAVOO automatisiert den Lebenszyklus von Inhalten und deren Berechtigungen.
 

NAVOO ist bei zahlreichen nationalen und internationalen Unternehmen im Einsatz. Sensible und regulierte Inhalte für spezifische Zielgruppen sind dabei an der Tagesordnung. Das Thema KI, wozu auch Copilot für Microsoft 365 und KI-Governance zählen, gehört zu unseren Fokusthemen. 

Unsere Expertinnen und Experten für Microsoft 365 begleiten Sie auf Ihrem Weg, um aus Ihrem Digital Workplace das Beste herauszuholen. Neben der Transformation und der Integration Ihrer Inhalte unterstützen wir Sie in den Bereichen Change-Management, Support und Managed Services für eine Vielzahl von Diensten.

Machen Sie sich fit für das Modern-Work-KI-Zeitalter mit NAVOO, einer effektiven KI- Governance und Arvato Systems.