Best Practices für hybride Besprechungen

Uns geht es wie vielen: Nach zwei Jahren Kontaktbeschränkungen und überwiegend Homeoffice, freuen sich die meisten von uns, endlich auch mal wieder ins Büro gehen zu können. Genauso repräsentativ sind wir auch was das neue Arbeitsmodell angeht. Laut der aktuellen Bitkom-Studie wünschen sich 88% der befragten Arbeitnehmer eine Mischung aus Homeoffice und Bürotagen.

Zeitweise zurück ins Büro geht’s ganz einfach, so dachten wir zumindest. Das trifft auch für die normale Arbeit am Schreibtisch zu, ebenso für rein virtuelle Teams-Besprechungen. Was sich allerdings als Herausforderung entpuppt hat, sind hybride Meetings – also Besprechungen, an denen einige Teilnehmenden vor Ort in einem Besprechungsraum sitzen und weitere über Microsoft Teams zugeschaltet werden.

Entsprechend sind wir dann vor einigen Wochen in die ersten hybriden Meetings gestolpert – im wahrsten Sinne des Wortes. Was wir nämlich bei der Raumbuchung schlicht nicht bedacht hatten: Wie funktioniert das mit den virtuellen Teilnehmern? Unsere Besprechungsräume sind für Präsenzmeetings mit Beamer und Konferenztelefon gut ausgestattet, aber eben nicht für hybride Videokonferenzen – die gab’s nämlich vor der Pandemie bei uns nur selten.

Sie können sich das bestimmt lebhaft vorstellen: Man kommt freudig motiviert in den Besprechungsraum und plötzlich prallt die neue Normalität auf den Status Quo von März 2020. Ganz ehrlich: Unsere ersten gemischten Besprechungen waren nicht unbedingt professionell.

In den letzten Wochen haben wir einen guten Teil unserer Besprechungsräume auf hybride Meetings umgestellt. Außerdem haben wir uns um unsere Besprechungskultur gekümmert und einige Regeln überarbeitet. Damit Sie nicht in die gleichen Fallen tappen wie wir, haben wir für Sie ein kleines Einmaleins zusammengestellt.

Sie werden sehen: Schon mit kleinen Mitteln können hybride Besprechungen entspannt in Ihren neuen Alltag integriert werden.

Die Basis: Eine gute Internetverbindung

Die schöne neue New Work World lebt technisch gesehen vom Internet. Schon beim Umzug ins Homeoffice haben wir alle gemerkt: Die tägliche Arbeit mit Microsoft 365 und Teams inklusive Telefonie funktioniert nur mit einer stabilen Internetverbindung.

Was wir in den ersten hybriden Meetings auch festgestellt haben: Einfach den Laptop direkt mit dem Beamer zu verbinden ist keine gute Idee. Genauso so wenig eignen sich die integrierten Bordmittel wie Kamera und Mikrofon für Besprechungsräume.

Was die Vor-Ort Vorbereitungen für ein hybrides Meeting erheblich vereinfacht, ist eine USB-C-Dockingstation: Sie bündelt sämtliche Verbindungen vom Laptop zu Bildschirmen, Lautsprechern und Mikrofonen. Und für den Notfall kann auch ein Netzwerkkabel angeschlossen werden. Zu Beginn der Besprechung muss nur noch der mitgebrachte Laptop per USB verbunden werden und schon kann es losgehen.

Gute Aussichten für Mobilfunk-Teilnehmende

Schon aus Telefonkonferenzzeiten kennen wir es: Wenn Teilnehmende über das Mobilfunknetz dabei waren, konnte es anstrengend werden. Was auf jeden Fall bei Microsoft Teams Besprechungen für weitaus bessere Qualität sorgt: Nutzen Sie unterwegs die Microsoft Teams App über die mobile Datenverbindung. Sofern Sie unterwegs ein sicheres W-LAN z. B. über EAP SIM zur Verfügung steht, kann auch dieses genutzt werden! Damit bleiben Sie in der IP-Telefonie und haben keine Störungen durch den Übergang zur alten leitungsvermittelten Telefonie. Zudem haben Sie inzwischen über die App nahezu alle Funktionen von Microsoft Teams auf dem Phone, die Sie vom Laptop her gewöhnt sind.
 

Im virtuellen Raum geben Bild und Ton den Takt an

In den letzten zwei Jahren konnten auch Skeptiker davon überzeugt werden, dass virtuelle Termine genauso gut wie Präsenztreffen funktionieren. Unter einer Voraussetzung: Bild und Ton müssen einfach passen. Nur nochmal zur Erinnerung: Warum waren wir lange Zeit Fans der persönlichen Termine: Eben weil gerade Mimik, Gestik und Verhalten ebenso wie die Sprache durch nichts zu ersetzen sind.

Im Homeoffice hat man sich mit Webcam und Headset professionell eingerichtet aber unsere Konferenzräume mussten jetzt erstmal nachgezogen werden. Kurz gedacht könnte man auch zu fünft vor einem Laptop sitzen oder jeder sitzt vor seinem eigenen Bildschirm – was wir tatsächlich auch am Anfang in der Not gemacht haben. Aber mal ehrlich: Stellen Sie sich so eine gelungene hybride Besprechung vor?

Die gute Nachricht vorab: Inzwischen ist das Bild- und Ton-Angebot für Konferenzräume sehr vielfältig geworden. Viele Hersteller wie Poly oder Logitech bieten sowohl Out-of-the Box Systeme als auch optimierte Lösungen für Teams, Zoom etc. an. Zwischenzeitlich haben auch Entertainment-Spezialisten wie Sennheiser Business Lösungen im Programm. Auch Shure hat mit Stem eine ganze Business Linie entwickelt, bei der vom Deckenmikrofon bis zu Lautsprechern alles miteinander optimal kombiniert werden kann. Wer jetzt horrende Investitionen befürchtet, kann beruhigt weiterlesen: Im mittleren Preissegment gibt es bereits sehr gute Lösungen, die sich durch die Einsparungen von Reisekosten rasch amortisieren.
 

Webcams und Großbildschirme fürs Live-Erlebnis

Ein weiterer Weggefährte aus alten Zeiten wird uns verlassen: Der Beamer. Für hybride Meetings eignen sich die heute erschwinglichen Bildschirme weitaus besser als die Beamerwand. Besonders elegant sind die neuesten Surface Hubs von Microsoft: Sie sind nicht nur Bildschirm, sondern eine All-in-One Lösung für jede Form der Besprechung.

Dafür erobert die Webcam jetzt auch die Besprechungsräume. Wenn man die Kamera geschickt positioniert, reicht sogar für große Räume eine Linse mit Weitwinkel. Auch hier gibt es inzwischen von diversen Herstellern wie beispielsweise Jabra fertige Systeme, die recht einfach zu installieren sind.

Für alle Fälle: Das analoge Besprechungsraum-Handbuch

Was für einen entspannten Start eines Meetings ungeheuer behilflich ist: Eine Konferenzraum-Anleitung – insbesondere wenn nicht alle Räume identisch ausgestattet sind. Oft reicht ein Einseiter mit Anleitung zum Start plus wichtige Tipps, Tricks und Ansprechpartner. Neben dem digitalen Original kann im Notfall auch die banale analoge Form den Tag retten: Einfach ausdrucken und schön foliert mitten auf dem Besprechungstisch auslegen oder an die Wand klemmen.

Eigentlich müssten wir Deutschen Weltmeister in New Work sein, denn: Die neue Normalität mit New Work braucht auch viel Disziplin und Pünktlichkeit. Im Homeoffice haben wir uns allen Unwägbarkeiten zum Trotz gut eingefunden, bei hybriden Besprechungen müssen auch wir noch etwas üben. Was dabei hilft sind Struktur und Rollen, also eine Agenda und ein Besprechungsleiter.
 

Vorab Agenda festlegen

Mit der Agenda stecken wir nicht nur den inhaltlichen Rahmen ab. Vorab wird auch mehr Augenmerk darauf gerichtet, dass die Programmpunkte zeitlich passend abgesteckt werden. So läuft es seltener aus dem Ruder und Pausenzeiten können besser eingehalten werden. Denn auch wenn’s noch so schön ist: Der Plausch in der Kaffeepause muss zum Start des nächsten Agendapunktes unterbrochen werden. Gleiches gilt für Telefonate und Mails.

Mehr Verantwortung für Besprechungsleitende

Je größer die Runde, desto wichtiger wird eine gute Leitung durch das Meeting. Und wer den Hut aufhat, muss seine Augen und Ohren überall haben. Das Wichtigste: Alle müssen mit an Bord sein, insbesondere die virtuellen Teilnehmenden dürfen nicht abgehängt werden. Sprich: Wortmeldungen vom Tisch müssen mit denen aus dem virtuellen Raum koordiniert werden. Bei einer größeren Teilnehmerzahl kann das Buddy-Prinzip unterstützen: Jeder virtuelle Teilnehmende hat einen physischen Partner vor Ort. Darüber hinaus muss die Leitung darauf achten, dass genutzte Medien für alle gut sichtbar und zugänglich sind. Optimalerweise wandern analoge Besprechungselemente in den Digital Workplace, das Whiteboard in Teams ersetzt wunderbar Flipcharts und Moderationskarten.

Achtsamkeit und Aufmerksamkeit machen das New Together aus

Was schon in reinen Präsenzbesprechungen irritiert hat: Der kurze Plausch mit dem Nebensitzer, Nachrichten auf dem Smartphone checken, Anrufe entgegennehmen oder Mails abarbeiten. Auch wenn wir nur ungern zugeben: Echtes Multitasking können nur Computer. Deshalb haben wir für Meetings ein paar neue Regeln aufgestellt, u.a. dass die Zusage auch zur 100% Aufmerksamkeit verpflichtet. Abgesehen von den positiven Auswirkungen auf unser New Together sind unsere Meetings zudem noch produktiver geworden.

Unser Fazit: Erfolgreiche hybride Besprechungen brauchen nicht nur Technologie, sondern auch ein verändertes Regel- und Rollenverständnis für ein nachhaltiges New Together. Last but not least haben wir uns dafür von unseren Kollegen einige Tipps geholt, mit denen wir insbesondere bei längeren Meetings nicht nur für Auflockerung sorgen. Besonders schön finden wir die kleinen Umfragen aber lesen Sie selbst: