Teams und SharePoint: Moderne Kommunikationslösungen für Ihren Digital Workplace
Mit den smarten Lösungen von Microsoft 365 optimieren Sie die Kollaboration Ihrer Mitarbeitenden
Laut einer Prognose von Gartner wächst der Markt für Kollaborationstools in 2021 um mehr als 17 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Nachfrage nach smarten, cloud-basierten Anwendungen für effiziente und sichere Zusammenarbeit steigt jährlich – nicht zuletzt fördert die globale Pandemie das Bewusstsein für die Relevanz von flexiblen, zuverlässigen und intelligenten Kommunikations- und Kollaborationslösungen.
Microsoft stellt genau dafür das umfangreiche Anwendungspaket Microsoft 365 bereit. Microsoft 365 enthält zahlreiche Tools für die Cloud-basierte Zusammenarbeit in Gruppen, mit Kunden oder Partnern. Insbesondere in der Dokumentenverwaltung und Kommunikation sticht die Kombination aus Microsoft Teams und SharePoint hervor. Weshalb die beiden Anwendungen zu den führenden Kollaborationslösungen gehören und wie Sie die Vorteile für die Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Microsoft Teams?
Hinter Microsoft Teams verbirgt sich der 2017 eingeführte Nachfolger von Skype-for-Business. Das verhältnismäßig junge Tool aus der Angebotspalette von Microsoft 365 gehört zu den führenden Plattformen für moderne Online-Kommunikation: Im April 2021 meldet Microsoft einen Rekord von 145 Millionen aktiven Nutzern täglich. Teams stellt seinen Nutzern einen digitalen Raum bereit, um Informationen in Form von Nachrichten oder Dokumenten miteinander zu teilen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen intuitiven und effizienten Austausch Ihrer Mitarbeitenden intern sowie extern mit Kunden, Lieferanten und Partnern.
Die Einrichtung eines Teams-Kanals erfolgt in der Regel durch die Teilnehmenden selbst, sodass ein Austausch immer da erfolgen kann, wo er gerade von Nutzen ist. Die gesamte Benutzeroberfläche von Microsoft Teams ist sehr intuitiv und benutzerfreundlich ausgerichtet, sodass Ihre Mitarbeitenden einen hohen Grad an Selbstregulierung gewinnen.
Standardmäßig enthält jede neu erstellte Teams-Plattform ein Postfach, ein OneNote-Notizbuch und eine gemeinsame Dateiablage. Darüber hinaus bietet Teams die Option, eine Verbindung zu anderen Anwendungen wie beispielsweise OneDrive zu erstellen. Insbesondere gegenüber seinem Vorgänger bietet Microsoft Teams den entscheidenden Vorteil, relevante Dokumente schnell und einfach während eines Chats oder einer Videokonferenz mit anderen Teilnehmenden auszutauschen. Ebenso ist es möglich, die vorhandenen Funktionen der Software um zusätzliche Apps von Microsoft, von Drittanbietern oder aus Ihrer eigenen Entwicklung zu erweitern.
Als Teams-Einsteiger, fortgeschrittene Nutzer oder bereits auf professionellem Level: Teams revolutioniert Ihre kollaborative Zusammenarbeit.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist Microsofts führende Lösung für moderne Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit. Als ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 stellt das Tool Ihnen eine Plattform zur Verfügung, in der Sie gemeinsam mit weiteren Nutzern Webseiten, Bibliotheken und Listen verwalten können. Doch auch wie bei Microsoft Teams lässt sich die Bandbreite an Funktionen durch Drittanbieter-Apps und eigene Entwicklungen erweitern. Das macht SharePoint zu einer flexiblen und lebhaften Basis für das Intranet Ihres Unternehmens.
Die Benutzeroberfläche von SharePoint stellt Ihnen einen übersichtlichen Navigationsbereich bereit, der Ihnen eine strukturierte Dateiablage ermöglicht. Mit SharePoint erstellen, verwalten und strukturieren Sie Ihre Dokumente effizient. Darüber hinaus inkludiert die Plattform ein Freigabe- und Zugriffsmanagement Ihrer Dokumente, wodurch eine kollaborative Bearbeitung von Dateien möglich ist. Dank der Historie und die Versionierung von Dokumenten können Sie über SharePoint den Versionsverlauf innerhalb der Dateiablage einsehen und bei Bedarf auch wiederherstellen.
Vergleich zwischen Teams und SharePoint
Auf den ersten Blick fällt auf, dass Microsoft Teams und SharePoint eine unterschiedliche Informationsarchitektur vorweisen. Demnach basiert SharePoint auf einer Hierarchie, die nicht jedem Teilnehmenden dieselben Rechte gewährt. Während ein Nutzer also die Inhalte in der Dateiablage nur einsehen kann, ist ein anderer hingegen befugt, die Dokumente auch zu bearbeiten. Teams kennt keine Hierarchien, alle Teilnehmenden können dieselben Funktionen innerhalb der Plattform ausüben. Jedes Mitglied eines Teams-Kanals darf frei mitlesen und eigene Nachrichten schreiben.
Teams ist somit ideal für die Integration einzelner Funktionen aus SharePoint geeignet, vor allem, wenn es um das Teilen von Dateien in den Teams-Kanälen geht. Technisch gesehen ist die Dokumentenverwaltung in Teams nichts anderes als eine aus SharePoint integrierte Dokumentenbibliothek. Immer wenn Sie ein neues Team erstellen, wird im Hintergrund auch eine neue SharePoint-Website erstellt. SharePoint ermöglicht Ihnen, während dem Austausch in Teams relevante Dateien zu teilen und zeitgleich zu bearbeiten.
Die automatische Erstellung einer SharePoint-Website geht zudem mit einem zusätzlichen standardisierten Ordner einher, in dem alle Dateien der Arbeitsgruppe gespeichert werden. Auf diese Weise entstehen eine übersichtliche Dateiablage und Dokumentensammlung, in der Sie wichtige Informationen schnell wiederfinden. In Angesicht der umfassenden Integration ist Microsoft Teams also eine Erweiterung von SharePoint, die zahlreiche Vorzüge gegenüber einem reinen Kommunikations-Tool bzw. einer reinen Dokumentenbibliothek bietet. Mithilfe einer zuvor eingestellten Synchronisation ist die Dokumentenablage alternativ auch in OneDrive möglich.
Kombination von Teams und SharePoint
Die Einbindung von SharePoint in Teams zeichnet sich dadurch aus, dass Teilnehmende wichtige Informationen und Ressourcen flexibel aufrufen können, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Dieser Umstand gestattet es, Dateien im Kontext des jeweiligen Team-Kanals bereitzustellen. Somit stehen wichtige Informationen immer direkt im passenden Chat oder in der aktuellen Videokonferenz zur Verfügung.
Die Verbindung der beiden Tools erweist sich aber auch auf indirektem Wege als äußerst nützlich. So kann beispielsweise ein Teams-Kanal, in dem alle Mitarbeitenden eines Unternehmens teilnehmen, mit der Dokumentenbibliothek für “Mitarbeiterinformationen” verbunden werden. Auf diese Weise entstehen zusätzliche Verbindungen zu Ressourcen, die andererseits über Umwege im Intranet gesucht werden müssten. Das gilt auch für Dokumente aus privaten OneDrive-Ordnern. Ausgewählte Inhalte können Sie somit schnell in Teams für andere Nutzer freigeben und verfügbar machen.
Darüber hinaus ist der Dokumentenzugriff durch die Microsoft 365 App für Mobilgeräte auch von unterwegs erreichbar. Über SharePoint News sehen Sie neue Beiträge sowie aktuelle Unterhaltungen in Ihren Teams-Kanälen, nehmen an Diskussionen teil und arbeiten flexibel von überall, wo eine stabile Internetverbindung besteht.
Ihre IT-Governance für Microsoft Teams nachhaltig und effizient nutzen
Neben effizienter Zusammenarbeit ist auch ein sicherer Umgang mit Dokumenten und Informationen wichtig. Behalten Sie bei der Implementierung von Microsoft Teams in Ihre IT-Umgebung die Default-Einstellungen bei, gehen Sie große Sicherheits- und Datenschutzrisiken ein. Denn bei Teams haben erst einmal alle Anwender die gleichen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte über ausgetauschte Dokumente. Selbst bei externen Zugriffen ist das Bearbeiten, Löschen oder Freigeben von Dateien uneingeschränkt möglich.
Damit Ihre Mitarbeitenden sicher in Teams arbeiten können, empfiehlt es sich, einen Governance Plan anzulegen. Im Idealfall umfasst Ihr Governance Plan individuelle Richtlinien für die folgenden Bereiche:
- Klassifikation von Teams und Dokumenten
- Lebenszyklus von Teams (Groups) und Inhalten
- Rechte zur Erstellung von Inhalten, Ordnern und Gruppen
- Namensregeln
- Gastzugriffe
- Vorlagen
Eine Herausforderung für die Governance Ihrer IT-Umgebung, insbesondere für Teams und SharePoint ist es, einen goldenen Mittelweg zwischen Freiheiten und Restriktionen zu finden. Mit einigen Tipps und Tricks steht Ihrer strukturierten und konsistenten Governance aber nichts im Wege.
Ein wichtiger Schritt für Ihren Governance Plan ist die unternehmensweite Klassifizierung von Inhalten. Wir bei Arvato Systems empfehlen, die Klassifizierung frühzeitig im Projekt anzugehen. Verwenden Sie sprechende und verständliche Bezeichnungen, um eine hohe Anwenderakzeptanz zu erzielen. Auch der Lebenszyklus spielt eine entscheidende Rolle für Ihre Governance. Legen Sie beispielsweise die Lebensdauer von Gastzugängen fest, um unerwünschte externe Zugriffe zu verhindern. In unserer Webinarreihe zur virtueller Kommunikation erfahren Sie mehr über die Governance Herausforderungen mit Kollaborations- und Kommunikationstools. Unsere Referenten geben Ihnen spannende Tipps und Hinweise, wie Sie Ihren Governance Plan strategisch für Microsoft Teams und SharePoint umsetzen.
Gemeinsam besser: Teams und SharePoint ergänzen sich perfekt
Obwohl Microsoft Teams und SharePoint einzelne Tools innerhalb des Angebots von Microsoft 365 sind, verstehen sie sich am besten als ein technisches Zusammenspiel. Schlussendlich integriert Teams die Dateiablage von SharePoint und ergänzt sie um umfangreiche Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Abteilungen und Mitarbeitenden. Auch die Verknüpfung zu OneDrive gestattet eine unkomplizierte Freigabe von zuvor privaten Dokumenten. Diese Verbindung ermöglicht eine spürbar effizientere Nutzung von Ressourcen und erleichtert so die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden und externen Akteuren.
Die simpel gehaltenen und an vielen Stellen automatisierten Funktionen sowie Strukturen von Teams und SharePoint erlauben Ihnen eine intuitive Nutzung der Tools. Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die top Kombination aus Teams und SharePoint für effiziente Kollaboration bieten? Für Ihre individuelle Lösung beraten wir bei Arvato Systems Sie gerne. Dank unserer langjährigen Microsoft-Partnerschaft verfügen wir über die fachliche Expertise und das notwendige Know-how, um die Anwendungen in Ihre Infrastruktur zu implementieren und für Ihren Digital Workplace bereitzustellen.
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