Microsoft Viva Topics: Einfache Wissensvermittlung

Microsoft Viva hilft Ihnen, in der neuen Arbeitswelt vernetzt zu bleiben. Im Mittelpunkt steht Microsoft Teams, wobei der Funktionsumfang größer ist und sich etwa in SharePoint Online integriert. Wir stellen Ihnen mit Viva Topics eine der interessantesten Komponenten von Microsoft Viva vor.

Neben Textinhalten erhalten Mitarbeitende auch zusammenhängende Informationen wie für das Topic identifizierte Ansprechpartner:innen im Unternehmen, verwandte Dokumente sowie weitere Themen. Zudem können Sie Topics mit anderen Topics verbinden, wenn diese miteinander verwandt sind. In unserem Beispiel (siehe Abbildung) haben wir die Produktsuite Microsoft 365 mit verbundenen Services wie Teams, OneDrive und SharePoint  verknüpft. Dadurch können Mitarbeitende Zusammenhänge zwischen Topics nachvollziehen und in diese direkt abspringen.

Wissensmanager:innen spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung von Microsoft Viva Topics, da sie für den gesamten Lebenszyklus der Topics verantwortlich sind. Das kostet viel Zeit, die AI unterstützt sie jedoch bei ihrer Arbeit. Wissensmanager:innen schreiben, verwalten, veröffentlichen und löschen Topics. Dafür müssen sie relevante Themen identifizieren und sich mit vorgeschlagenen Personen austauschen, die Inhalte und verknüpfte Elemente für die Topics liefern. Es kann auch sein, dass die von der AI vorgeschlagenen Ansprechpartner:innen nicht zum Thema passen, da diese beispielsweise nur als Redaktionsmitglieder Beiträge erstellt haben.

Bevor Unternehmen Microsoft Viva Topics nutzen, sollten sie vorab einige strategische Fragen klären. Hierzu empfehlen wir ergänzend eine direkte Beratung von Arvato Systems.

Welche Rollout-Strategie passt zum Unternehmen?

Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung der Topics offen zu gestalten, sodass eine möglichst große Zahl an Mitarbeitenden Themenseiten erstellen und bearbeiten kann (Community Ansatz). Die Kontrolle liegt hierbei zwar immer noch bei den Wissensmanager:innen, Sie können die Content-Pflege der Topics aber zumindest teilweise an Fachpersonal übergeben. Dies hat den Vorteil, dass die Menge des Contents schneller wächst. Alternativ lassen sich feste Verantwortlichkeiten in Redakteur-Gruppen einteilen.

Denken Sie vor allem daran, alle Stakeholder – beispielsweise aus den Bereichen IT, Sicherheit und Recht – in das Projekt mit einzubeziehen, um Hindernisse möglichst flexibel zu umgehen.

Welche Rollen sind zu vergeben?

Folgende Rollen lassen sich mit Microsoft Viva Topics zuweisen:

• Themenbetrachtende recherchieren und konsumieren die Themeninhalte.
• Themenmitwirkende bzw. Redakteur:innen bearbeiten und erstellen Themen.
• Wissensmanager:innen verwalten den Lebenszyklus der Themen. Sie reviewen Themen, passen diese an, veröffentlichen und löschen bei Bedarf Topics.
• Wissensadministrator:innen richten Microsoft Viva Topics ein und konfigurieren die Rollen im Admin Center.

Welche Bereiche oder Personen möchten Sie in Microsoft Viva Topics ein- oder ausschließen?

Sie haben die Möglichkeit, Workspaces, Abteilungen, Begriffe/Topics und Personenkreise einzugrenzen. So lassen sich beispielsweise Workspace-Bereiche mit sensiblen Begriffen schützen, die als Topics identifiziert werden könnten.

Noch gibt es bei Microsoft Viva Topics folgende Einschränkungen:

• Aktuell kann das Veröffentlichen von Topics bis zu 24 Stunden dauern.
• Microsoft Viva Topics beschränkt sich noch auf die englische Sprache, unterstützt in Zukunft aber auch deutsche Inhalte.
• Die Funktionalität Adaptive Card beschränkt sich aktuell auf SharePoint Online, steht aber demnächst auch in anderen Anwendungen wie Teams und Outlook zur Verfügung.

Die monatlich anfallenden Kosten für Microsoft Viva Topics richten sich nach der Anzahl der Nutzenden. Sie können sowohl das einzelne Produkt (Viva Topics) als auch die gesamte Microsoft Viva Suite mir Ihrem Microsoft Plan kombinieren. Auch ist es möglich, Microsoft Viva Topics vorab für 50 Benutzer:innen 90 Tage lang zu testen.

Microsoft speichert ruhende Daten von Microsoft Viva Topics ausschließlich in deutschen Rechenzentren, wenn Sie Ihren Tenant für diese Region konfiguriert haben.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Produkt Microsoft Viva Topics mit seiner AI ein großes Potenzial liefert. Es hilft insbesondere Mitarbeitenden, die neu im Unternehmen sind, Abteilungen wechseln oder in anspruchsvollen Fachbereichen arbeiten, indem es ihnen Wissen einfach sowie schnell verfügbar macht und dadurch Unsicherheiten reduziert. Zusätzlich spart die Belegschaft aufgrund des geringeren Rechercheaufwands Zeit und ist motivierter. In einer Welt, in der der Informationsgehalt stetig wächst, spielt Microsoft Viva Topics eine Schlüsselrolle bei der Schaffung von mehr Übersichtlichkeit.