SAP Group Reporting: Startpunkt und Meilensteine optimal bestimmen

Nutzer etablierter SAP-Tools für die Erstellung konsolidierter Finanzinformationen werden sich neu orientieren müssen. Die Wartung der bekannten EPM-Systeme SAP EC-CS, SAP BCS, SAP Business Planning & Consolidation und SAP Financial Consolidation endet voraussichtlich am Jahresende 2027.

Schon jetzt sind keine Weiterentwicklungen bei den genannten Tools mehr in Sicht. Sicherlich ist es eine gute Idee, zeitnah die Alternativen zu sichten und die Optionen für den Cutover-Prozess zu sortieren. Schließlich empfiehlt auch die SAP, im Vorfeld einer Transition in der Finanzfunktion einer Unternehmensgruppe die Stammdaten, die Prozesse und die technologische Landschaft weitestgehend zu harmonisieren.

Expertinnen und Experten sind sich einig, dass die Digitalisierung in der Finanzfunktion bereits enormen Veränderungsdruck ausübt. Parallel zu den vermehrt durch ausgeprägte Soft Skills zu bewältigenden Aufgaben treten schon heute vielzählige neue inhaltliche Herausforderungen. Unzweifelhaft werden von „Daten-Sammelleidenschaft“ und „Silo-Existenz“ geprägte tradierte Vorgehensweisen und klassisches Aufgabenverständnis in der Finanzfunktion dem Informationsbedarf der Unternehmensleitung in sich stetig ändernden ökonomischen Kontexten kaum mehr gerecht.

Seitens großer Beratungshäuser und der praxisorientierten Literatur wird empfohlen, dass Accounting & Controlling ihre Deutungshoheit verteidigen sollten, indem sie künftig ihre Rolle als Business Partner für das Unternehmensmanagement interpretieren. In diesem Zusammenhang müssen Daten künftig nicht nur gesammelt und kontrolliert, sondern vielmehr auch moderiert werden.

Zweifelsohne sollte der bevorstehende Umstieg auf die neue Technologie im Bereich Enterprise Performance Management (EPM) auch auf die zu steigernde Leistungsfähigkeit der Finanzfunktion einzahlen. Umso wichtiger erscheint es, dass man im Navigationssystem die richtige Routenoption wählt und unfallfrei von A nach B kommt.

Die SAP unterstützt ihre Kunden mit Empfehlungen zur Transformation und hat dabei besonderes diejenigen Nutzer im Blick, die das etwas unflexible (und in die Jahre gekommene) SAP EC-CS ablösen oder das später – teils unvollkommen – in die SAP-Welt integrierte SAP Financial Consolidation ersetzen wollen.

Soll SAP EC-CS abgelöst werden, ist möglicherweise ein zeitlich limitierter hybrider Betriebsmodus beider Anwendungen eine Option – anstatt mit einem harten Umstieg voll ins Risiko zu gehen. In einer z. B. zweijährigen Transitionsperiode werden Alt- und Neu-System parallel eingesetzt, um konsolidierte Abschlüsse zu erzeugen. Liefert SAP Group Reporting am Ende des Parallelbetriebs zufriedenstellende Ergebnisse, kann EC-CS abgeschaltet werden. Indes ist diese Option anhängig von der als Basis für das Group Reporting zum Einsatz kommenden SAP S/4HANA-Version. Für die Nutzung der zu konsolidierenden Finanzinformationen in diesem Übergangsszenario ist zudem bedeutsam, dass die Reihenfolge der Prozessschritte und die in den SAP-Prozessdokumenten für dieses Vorgehensmodell vorgegebene Parametrisierung des Group Reportings strikt eingehalten werden. Diese Hybrid-Option ist auch bereits systemseitig in den Grundeinstellungen verfügbar, muss aber natürlich durch den Nutzer bei der Transaktionswahl eingeschaltet werden.  Auch hier ist – in enger Abstimmung mit SAP-Support – konsequent darauf zu achten, dass dem Protokoll Folge geleistet wird. „Quick & Dirty“-Ansätze sind hier keine gute Idee, „low hanging fruits“ kaum zu finden.

Die SAP Financial Consolidation User Group wurde unlängst aus französischen Entwicklerkreisen mit dem cleveren Ansatz überrascht, die eigentlich für die Datensammlung an der Konzernperipherie (oder für nicht-finanzielle Informationen) vorgesehene Data Collection App (GRDC) für den Application Shift zu nutzen. Künftig soll der innerhalb der GRDC vorhandene Mapping-Layer nämlich Master-Daten und auch Bewegungsdaten aus SAP Financial Consolidation in das Format von Group Reporting transformieren und an die Tabelle ACDOCU übergeben können. Für den konkreten Transitionsprozess würden sowohl konsolidierte Finanzdaten verschickt, als auch unkonsolidierte Paket-Daten samt manueller Buchungen ihren Weg in das neue Group Reporting und die dortige Tabellenstruktur finden. Reportbasiert können dann die bereits konsolidierten Daten („Snapshots“) für die benötigten KonsKreise mit den in Group Reporting reprozessierten Konsolidierungsergebnissen line-by-line verglichen und analysiert werden.

Zweifelsohne ist eine Entscheidung pro SAP Group Reporting - frei nach Schiller - keine für die Ewigkeit. Aber doch sicherlich ist sie ein Vorhaben, die auf einige Jahre gerechnet ist und nicht ohne die entsprechende Anfangsinvestition auskommt. Die Erfahrungswerte der eher technologischen Transformationsberatung mit SAP Group Reporting und GRDC lassen sich auf einen simplen Nenner bringen: die frühen Fehler (bzw. die zu Beginn eines S/4HANA-Transitionsprozesses) sind die teuersten und sollten durch geeignete Qualitätssicherungsmaßnahmen (z. B. Proof of Concepts oder kontrollflussorientierte Verfahren wie White Box Testing) unbedingt vermieden werden. Je näher ein optimaler Startpunkt für den Umstieg rückt, desto voller werden sicherlich auch die Auftragsbücher jener Dienstleister, die einen solchen Prozess qualifiziert unterstützen können.