Wie M365 die Produktivität in der öffentlichen Verwaltung erhöht

Produktivität am Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst ist mehr als ein Begriff aus dem Buzzword-Bingo. Im Gegenteil: Produktivität beschreibt das Verhältnis von Ergebnis zum Arbeitsaufwand und trifft somit den Kern eines jeden Arbeitsalltags. Wie mühsam ist es, einen Antrag mit sensiblen Daten zu bearbeiten, ihn zu verschlüsseln und dann datengeschützt zu versenden? Wie viele Personen sind beteiligt, die hierfür notwendige IT-Infrastruktur sowie die Fachverfahren zu betreiben?
 

Mehr Anwendungen, mehr Endgeräte, höhere Anforderungen 

Die Nutzung der jeweils besten Technologien war schon immer ein wichtiger Faktor für die Effizienz und Effektivität von Staaten. Funktionierende Staaten investierten immer in die jeweils beste Technologie ihrer Zeit. Bei den alten Griechen und Römern waren dies Wachstafeln, die Republik Venedig war führend in Kryptologie und in Berlin wurde ab 1865 eine pneumatische Rohrpostanlage mit fast 400km Streckenlänge aufgebaut. 

Mit jeder technologischen Weiterentwicklung gab es einen Sprung in der Produktivität: Mehr Informationen versenden und empfangen - mit weniger Aufwand und einem höheren Maß an Sicherheit. Allerdings brachten neue Technologien auch neue Herausforderungen und Risiken mit sich, die bewältigt werden mussten. 
 

Großrechner als neue Technologie wurden von der deutschen Verwaltung schnell adaptiert, auch der Umstieg auf Client/Server-Architekturen gelang erfolgreich. Mit viel eigener Leistung und Know-how betreiben die Organe der öffentlichen Hand seitdem sehr viele Fachverfahren unterschiedlicher Anbieter, meist in Eigenregie oder durch staatliche Dienstleister.  

Die Herausforderung: Die Anforderungen an einen modernen IT-Arbeitsplatz sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Es geht nicht mehr nur um klassische Office-Anwendungen wie Word, Powerpoint, Excel oder Outlook, sondern auch um Dateiablage und -Austausch sowie Video-Telefonie und Online-Konferenzen. Alle Funktionen sollen nutzerfreundlich integriert und über viele, unterschiedliche Endgeräte nutzbar sein – egal ob im Büro, unterwegs oder zu Hause.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Sicherheit: Computer, Tablets und Mobiltelefone sollen auch von außerhalb auf Unternehmensdaten zugreifen dürfen. Geräte und Software benötigen ständig neue Updates und die Angriffe der Cyberkriminellen suchen sich immer gezielter Organisationen mit älteren Softwareständen, wie sie häufig im öffentlichen Dienst zu finden sind. 

Die nächste Generation des IT-Arbeitsplatzes  

Mit Microsoft 365 stellt Microsoft eine umfassende innovative Software-Suite zur Verfügung, die alle Funktionen des modernen Arbeitsplatzes enthält: Office-Anwendungen, (Video-)Telefonie, E-Mails, Datei-Ablage sowie Zusammenarbeit in dedizierten Teams und unternehmensinterne Kommunikation.  Auch ältere Anwendungen, die bisher genutzt wurden, wie Microsoft Publisher (für Grafikdesign) und Microsoft Access (zur Erstellung eigener Datenbanken), können weiterhin verwendet werden. Ergänzt wird die Suite um Services wie Microsoft Intune (Verwaltung von physischen und virtuellen Endgeräten) sowie Microsoft Purview Information Protection (Organisation und Schutz sensibler Daten).

Ein Generationenwechsel zum hochproduktiven IT-Arbeitsplatz in der Cloud ist in Zeiten von Fachkräftemangel und steigender Cyberkriminalität kein Luxusprojekt, sondern eine Notwendigkeit.  

Die Produktivität der Mitarbeitenden steigt deutlich: 

• Alle Funktionen sind nahtlos integriert und können sowohl von zu Hause als auch im Büro oder von unterwegs genutzt werden. 

• Team-Mitglieder, Partner und Lieferanten können bei Bedarf gemeinsam am gleichen Dokument arbeiten, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen haben. 

Anwender:innen können mehrere Endgeräte gleichzeitig nutzen und ihre Daten und Einstellungen synchronisieren. Eine optionale Funktion von M365 ist Copilot, eine KI-Anwendung, die bei verschiedenen Aufgaben helfen kann, wie zum Beispiel Dokumente erstellen, Fragen beantworten und Texte zusammenfassen. Auch auf Seiten des IT-Betriebs ergeben sich durch den Einsatz von Cloud-Technologien Produktivitätsfortschritte. Administrator:innen können dadurch mit wesentlich weniger Aufwand deutlich mehr Anwender:innen betreuen, wenn sie die notwendigen Kompetenzen und Ressourcen haben. Die Provisionierung der IT-Infrastruktur entfällt ebenso wie der Betrieb der Anwendungen und die manuelle Integration der Systeme. Auch die Durchführung von Software-Updates für die Anwendungen sowie die Gewährleistung der Sicherheit der IT-Infrastruktur übernimmt Microsoft als Cloud-Anbieter. 

Den Generationenwechsel der IT aktiv steuern 

Durch die Migration zu M365 sind hohe Produktivitätssteigerungen im Betrieb und bei den Nutzer:innen möglich. Um dieses Potential zu heben, ist allerdings aktives Change-Management notwendig. 

Auf Seiten der Anwender:innen geht es vor allem darum, die neuen Funktionalitäten der Software-Suite zu erlernen und anzuwenden. Arvato Systems nutzt hierfür ein vierstufiges Vorgehen: 
 

• Informieren: In der Frühphase des Einführungsprojektes geht es vor allem darum, alle Beteiligten früh über die anstehenden Änderungen zu informieren, Chancen aufzuzeigen und Vertrauen zu schaffen. 

• Involvieren: Als nächstes liegt der Schwerpunkt darauf, Stimmungen der Stakeholder aufzugreifen und zu verstehen und ihnen mögliche Ängste zu nehmen. 

• Training: In dieser Phase wird das notwendige Wissen für die Nutzung der Funktionen vermittelt und Vertrautheit mit den neuen Werkzeugen geschaffen. 

• Unterstützung: Nach erfolgter Einführung liegt der Schwerpunkt in der begleitenden Unterstützung. Ziel ist es, dass die Anwender:innen schnell Selbstständigkeit im Umgang mit M365 erreichen. 

Der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität der IT-AdministratorInnen liegt in der zielstrebigen Steuerung des Übergangs vom klassischen IT-Arbeitsplatz zur Cloud-Lösung. Mit Hilfe eines Pilot-Projektes werden hierfür, vor der eigentlichen Migration, Daten und Erfahrungen gesammelt. Diese Erkenntnisse werden im Feinkonzept genutzt, um festzustellen, welche Alt-Applikationen wie weit und zu welchem Zeitpunkt abgeschaltet können. 
 

Je weniger Anwendungen beispielsweise aus Archivierungsgründen betrieben werden müssen, desto effizienter können sich die Kolleg:innen des IT-Betriebs auf höherproduktivere Aufgaben fokussieren.   

Ist der Wechsel auf M365 erfolgt, zeigt sich ein weiterer Vorteil der cloudbasierten IT: Updates werden automatisiert mehrmals pro Monat eingespielt, ohne den Live-Betrieb des Arbeitsplatzes zu beeinträchtigen. Die Software bleibt immer auf dem aktuellen Stand. Somit kann eine weitere große Migration vermieden werden.