Modernes Adress- und Veranstaltungsmanagement für die Körber-Stiftung
Migration von Microsoft Dynamics 365 On-Premise in die Cloud
Körber-Stiftung modernisiert CRM mit Arvato Systems
Das Experten-Team von Arvato Systems unterstützte die Körber-Stiftung dabei, das Microsoft Dynamics 365 On-Premise CRM-System in die Cloud zu migrieren – als technologische Basis für ein modernes Adress- und Veranstaltungsmanagement. Von Vorträgen und Podiumsdiskussionen über Konzerte, Lesungen und Ausstellungen bis hin zu Symposien und Awards: Das breite Angebot an Veranstaltungen und Dialog-Formaten bildet den Kern der operativen Stiftungsarbeit. Unterstützt von Arvato Systems digitalisierte und auto-matisierte die Non-Profit-Organisation ihre Prozesse im Adress- und Veranstaltungsmanagement.
Die Vorteile
Verbessertes Veranstaltungsmanagement
- Effektive Kommunikation: Anmeldebestätigungen, Reminder, Storno- und Feedback-Möglichkeiten per E-Mail.
- Geringere No-Show-Rate: Reduzierung um ein Drittel auf unter 20%.
- Automatisierte Synchronisation: Veranstaltungsprogramme synchronisieren automatisch mit Websites, Newslettern und Print-Publikationen.
Effizienteres Event-Marketing
- Interessenbasierter Content: Individualisiertes E-Mail-Marketing für gezielte Ansprache.
- Zeitersparnis: Automatisierung von Aufgaben und Prozessen.
- Verbesserte Datennutzung: Fundierte Entscheidungen dank detaillierter Analysen.
- Schnelle Reaktionszeiten: Kompetente Hilfe bei Fragen und Problemen.
Zukünftige Optimierungen
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Ständige Verbesserung der CRM-Plattform.
- Schnellerer Einlass: QR-Code in der Anmeldebestätigung für zügiges Einlassmanagement.
- Erweiterte Funktionen: Neue Möglichkeiten für effizientes Arbeiten.
Neben dem tiefen Verständnis für stiftungsrelevante Besonderheiten begeistert mich vor allem die persönliche und vertrauensvolle Beziehung im Projektteam: Ich kann IT-Fragen an die Experten von Arvato Systems abgeben und mich darauf verlassen, dass Entscheidungen in unserem Sinne getroffen werden. Wir arbeiten als Team an einer gemeinsamen Vision, wie sich die Körber-Stiftung technologisch aufstellen möchte, um für die Zukunft gerüstet zu sein – das macht Spaß!
Unsere Leistungen
Das Projektteam von Arvato Systems plante und begleitete die Migration: In enger Abstimmung mit Henning Munz – IT-Leiter der Körber-Stiftung – wurden die Anforderungen an die CRM-Plattform definiert, IST-Prozesse aufgenommen und Ansatzpunkte für Optimierungen abgeleitet. Nach Möglichkeit soll künftig auch das manuelle Eintragen von Anreden nach Titel, Amtsbezeichnung und weiteren Protokollformen automatisiert werden.
Nach erfolgreicher Migration in die Cloud hat Arvato Systems Schritt für Schritt manuelle Prozesse automatisiert und neue digitale Features in das Teilnehmermanagement integriert, wie zum Beispiel das automatisierte Versenden von Anmelde-Bestätigungen per E-Mail sowie eine einfache Möglichkeit, sich von Veranstaltungen abzumelden. Außerdem stattete der IT-Spezialist das CRM-System mit einer standardisierten CMS-Schnittstelle aus, um Daten zuverlässig mit den Websites der Körber-Stiftung austauschen zu können. Perspektivisch ist geplant, den CRM-Datenpool mit Hilfe von Microsoft Power BI zu evaluieren und so neue Erkenntnisse über die Körber-Zielgruppen und ihre Bedürfnisse zu generieren.
Der nächste große Meilenstein auf der Roadmap ist der „Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten“, der seit 1973 im zweijährigen Turnus von der Körber-Stiftung organisiert wird – ein Großprojekt mit über 5.000 Teilnehmenden, 1.600 eingereichten Beiträgen, 800 Tutorinnen und Tutoren sowie 150 Jurymitgliedern aus 16 Bundesländern. Bis zur nächsten Auslobung soll das externe Portal des Wettbewerbs enger als bisher an das CRM und Cloud-Datenspeicher der Körber-Stiftung angebunden werden, um das Management der enormen Datenfülle und die Synchronisierung von Informationen zwischen der Einreichungs- und Jury-Phase zu vereinfachen.
Über die Körber Stiftung
- 1959 vom erfolgreichen Unternehmer Kurt A. Körber ins Leben gerufen, ist die Körber-Stiftung heute mit der Mission „Gesellschaft besser machen“ national und international aktiv.
- Mit zahlreichen Programmen, Kooperationen und Veranstaltungen gibt die Stiftung Impulse zur internationalen Verständigung, zur Gestaltung der lebendigen Bürgergesellschaft sowie für innovative Ansätze in Bildung und Wissenschaft.
- Der Körber-Stiftung mit ihren 150 Mitarbeitenden stehen rund 25 Millionen Euro pro Jahr für ihre gemeinnützige Arbeit zur Verfügung.
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