Copilot für Microsoft 365 Security – Sicherheitsfeatures des Tools und was Sie unternehmen können

Mit Copilot ermöglicht Microsoft die Einbindung einer Künstlichen Intelligenz in alle Programme von Microsoft 365, Bing und Windows 11. Die KI basiert auf dem von OpenAI entwickelten Sprachmodell GPT-4 und stellt Ihnen erstmals ein umfassendes Assistenztool für viele alltägliche Aufgaben zur Verfügung. Dafür geben Sie der KI Anweisungen, über einen Chat, den Rest übernimmt das Tool. Das spart nicht nur Zeit – Sie können so auch repetitive oder Fleißaufgaben effektiv überspringen. Aufgrund des umfassenden Ansatzes und der vielfältigen Funktionen des Copiloten für Microsoft 365 stellt sich dann aber doch noch eine Frage: Wie sicher ist das Tool? In unserem Blogartikel klären wir, wie Copilot für Microsoft 365 Ihre Daten schützt und welche Security-Maßnahmen Sie selbst vornehmen können.

Wenn Sie Copilot für Microsoft 365 benutzen, geben Sie die Verantwortung für unternehmenseigene Daten ein Stück weit aus Ihren eigenen Händen. Dann verarbeitet, bearbeitet oder erstellt eine Künstliche Intelligenz relevante Dokumente, Tabellen und Grafiken oder durchsucht das Internet mittels Bing. Dabei stellen sich sofort mehrere sicherheitsrelevante Fragen: Auf welche Daten greifen das Tool und die KI zu? Wie überwachen Sie relevante Vorfälle? Inwiefern machen die erstellten Inhalte Ihr Unternehmen angreifbar und wie regulierbar sind potenzielle Bedrohungen? 

Zusätzlich steht auch die Frage im Raum, ob die von Ihren Mitarbeitenden verwendeten Befehle und Daten am Ende intern bleiben. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihre Unternehmensstrategie oder andere interne Informationen aufgrund eines Datenlecks der Chats bei Microsoft offenbart werden.

Diese Fragen und wie Sie den Umgang mit Copilot noch sicherer machen, beantworten wir im Folgenden.

Standardmäßig beinhaltet Copilot für Microsoft 365 eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die den sicheren Umgang mit dem Tool leichter machen:

• Benutzer von Copilot können eingeschränkt werden 
  Die Copilot für Microsoft 365 KI greift nur auf Daten zu, auf die auch Benutzende Zugriff haben. Dank dieser Eigenschaft verhindern Sie den unbefugten Zugriff und können dem Tool Grenzen setzen.
• Chatbefehle an Copilot für Microsoft 365 werden nicht weiterverarbeitet
  Die Dateneingaben im Copilot Chat werden nicht zum Training des Large Language Models (LLM) der KI genutzt. Außerdem bleiben die Daten innerhalb der EU, es sei denn, es ist vertraglich anders vereinbart.
• Websuche mit Bing ist optional
  Die Websuche über Copilot für Microsoft 365 kann für Nutzende deaktiviert werden. Ist sie aktiviert, nutzt die KI die Bing Search API.
• Alle Plugins entsprechen hohen Qualitätsansprüchen
  Alle für Copilot für Microsoft 365 verfügbaren Plugins wurden nach hohen Qualitätsansprüchen geprüft und validiert. Dennoch sollten Sie vor der Nutzung der Plugins sicherstellen, dass alle Zugriffe im Rahmen des von ihnen definierten Compliance Niveaus erfolgen.

Ein weiteres sicherheitsrelevantes Thema ist das der Sensitivity Labels. Zur Erklärung: Sensitivity Labels sind eine Möglichkeit, Dokumente und E-Mails in Office 365 mit einem Sicherheits- und Zugriffslevel zu versehen. Mithilfe dieser Labels verwalten Sie also den Zugang zu bestimmten Daten. Würden diese Labels bei der Generierung von neuen Dokumenten kopiert, stellt dies eine mögliche Lücke für Cyberangriffe dar.

Copilot für Microsoft 365 übernimmt daher für generierte Inhalte nicht automatisch die Labels des verwendeten Materials. Umso wichtiger ist es deswegen, die Verwendung von Sensitivity Labels in Verbindung mit Copilot für Microsoft 365 sorgfältig zu überwachen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Labels korrekt anwenden.

Wenn es um Sicherheitsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen geht, ist Vorsicht immer besser als Nachsicht. Hier sind einige wichtige Sicherheitsaspekte, die Sie, und Ihre Sicherheitsteams beachten sollten, wenn Sie Copilot für Microsoft 365 für Office 365 verwenden:

1. Zugriffskontrolle: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzende Zugriff auf Copilot für Microsoft 365 haben. Verwenden Sie sichere Kennwörter und erzwingen Sie eine mehrstufige Authentifizierung. Diese Maßnahme schützt effektiv vor einem unberechtigten Zugriff.
2. Schutz sensibler Daten: Stellen Sie den Schutz sensibler Daten, die in Office 365 gespeichert sind, sicher. Verschlüsseln Sie Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung, um sie vor unbefugtem Zugriff oder Abfangen zu schützen.
3. Benutzerberechtigungen: Weisen Sie in Copilot für Microsoft 365 geeignete Benutzerberechtigungen zu. Wie schon weiter oben beschrieben, verhindern Sie so, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen.
4. Sichere Konfiguration: Konfigurieren Sie Copilot für Microsoft 365 und Office 365 unter Berücksichtigung bewährter Sicherheitsverfahren. Überprüfen und aktualisieren Sie die Sicherheitskonfigurationen regelmäßig. So verhindern Sie potenzielle Bedrohungen durch neue Sicherheitslücken.
5. Überwachung und Protokollierung: Implementieren Sie Überwachungs- und Protokollierungsmechanismen. Dadurch verfolgen Sie Benutzeraktivitäten und identifizieren verdächtiges Verhalten oder relevante Vorfälle. Wichtig: Überprüfen Sie diese Protokolle regelmäßig auf Anzeichen von unbefugtem Zugriff oder Datenverletzungen.
6. Datensicherung und -wiederherstellung: Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Backups von Office 365-Daten durchgeführt werden. Dies hilft bei der Wiederherstellung von Datenverlusten oder -beschädigungen aufgrund von versehentlicher Löschung, Hardwareausfällen oder Cyberangriffen.
7. Sicherheitsupdates: Halten Sie Copilot für Microsoft 365 und Office 365 mit den neuesten Security-Patches und Updates auf dem aktuellen Stand. Suchen Sie regelmäßig nach Security Updates und wenden Sie diese an, um sich vor bekannten Sicherheitslücken zu schützen.

Als internationaler IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems zahlreiche Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensstruktur. Interessieren Sie sich für Copilot für Microsoft 365 oder/und eine Beratung für eine effektive Sicherheitsstrategie im Umgang mit dem Tool? Unsere Software-, Sicherheitsteams beraten Sie umfassend und maximieren Ihre Vorteile.

Haben Sie weitere Fragen zu Copilot für Microsoft 365, Microsoft 365 oder den damit verbundenen Sicherheitsvorkehrungen?