Effektive Kommunikation in globalen Teams

Globale Teams sind zum Erreichen Ihrer Ziele auf einen intensiven Austausch von Informationen angewiesen. Doch wie kommunizieren Kollegen und Kolleginnen miteinander, die nicht gemeinsam im Büro arbeiten? Mit unseren Strategien gelingt Ihnen die internationale Kommunikation im Team.

Es gibt viele Wege, wie Organisationen die Kommunikation im Team stärken können und sich damit im Wettbewerb von anderen Unternehmen abzugrenzen. Hier sind unsere 10 Tipps für Ihre erfolgreiche Kommunikations-Strategie.

1. Einen gemeinsamen Ort für die Kommunikation im Team schaffen

Ein Team, das überwiegend remote arbeitet, trifft sich viel seltener für einen direkten Austausch, ob geschäftlich oder auch mal für ein privates Gespräch: die Kommunikation leidet. Das muss so nicht sein! Smarte Kollaborationstools können Teams weltweit verbinden und für einen standortunabhängigen und fließenden Austausch sorgen – sie gehören daher zur Grundausstattung des digitalen Arbeitsplatzes.

Damit Sie das passende Tool für Ihre Organisation finden, können Sie vorab Anforderungen an die Anwendung definieren und auf Basis dessen eine Entscheidung treffen. Für international arbeitende Teams ist es zum Beispiel essenziell, dass die Anwendung alle Funktionen standortunabhängig unterstützt und gegebenenfalls mehrsprachig bereitgestellt wird.

2. Kommunikation mit hoher Relevanz ist entscheidend

Das Intranet bietet eine optimale Möglichkeit, Informationen flächendeckend und ansprechend zu verbreiten. Hier ist aber Vorsicht geboten: Nicht für alle Mitarbeitenden ist jede Information gleichermaßen relevant. Während die neuste Vorstandsmeldung für alle Mitarbeitenden präsent sichtbar sein sollte, sind zahlreiche Nachrichten nur für einzelne Abteilungen, Standorte oder sonstige Gruppierungen interessant. Damit Ihre Unternehmenskommunikation wirksam ist und Mitarbeitende nicht von einer Flut an Nachrichten überfordert werden, ist eine Kategorisierung nach Relevanz extrem wichtig.

Unser Tipp: Über Faktoren wie den Standort, die Sprache oder die Rolle der jeweiligen Mitarbeitenden, können Sie die Zielgruppe für einzelne Informationen, Nachrichten oder Dokumente definieren. Darüber hinaus bietet zum Beispiel NAVOO Intranet allen Nutzern die Möglichkeit, Inhalte nach individuellen Vorlieben zu personalisieren und zu abonnieren.

3. In Schubladen gesteckt fühlt sich kein Mitarbeitender wohl

Internationale Teams setzen sich aus Menschen zusammen, die unterschiedlichste kulturelle Hintergründe haben. Das kann ein echter Erfolgsfaktor für Unternehmen sein. Zu diesem zentralen Ergebnis kommt auch eine Studie von McKinsey. Aber Diversität ist kein Selbstläufer: der richtige Umgang miteinander ist entscheidend, denn stereotypische Denk- und Handlungsweisen können eine Gefahr für die gute Zusammenarbeit darstellen.

Um Schubladendenken vorzubeugen, können Sie unterschiedliche Methoden zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und des gegenseitigen Respekts anwenden. Wichtig ist für eine respektvolle Kommunikation, einander aussprechen zu lassen. Für mehr Verständnis untereinander, kann der einfachste Weg sein, alle Mitarbeitenden zu befragen und von sich erzählen zu lassen. Die Inhalte können Sie dann zum Beispiel über das Intranet teilen. So beugen Sie Missverständnisse oder auch Konflikte vor.

4. Stellen Sie Messenger als integrale Bestandteile des Digital Workplace bereit

Eine Messaging-Lösung ist für einen modernen digitalen Arbeitsplatz unverzichtbar. Sie ist einer von mehreren Eckpfeilern, die Ihr Projekt zum Erfolg führen. Der Markt bietet hierfür eine unüberschaubare Anzahl an Lösungen an. Vielen fehlt jedoch ein wichtiges Merkmal: Sie sind nicht optimal in die sonstige Arbeitsumgebung integriert. Und das verringert die Effektivität und oftmals auch die Akzeptanz der Teamkommunikation.

Achten Sie daher bei der Auswahl einer Anwendung auf die Funktionen, die das Tool bietet und gleichen Sie diese mit Ihren Wünschen und Anforderungen ab. Für die Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz setzen wir bei Arvato Systems mit NAVOO auf Microsoft 365. Smarte Messaging-Lösungen sind hier bereits fester Bestandteil des Angebots, was Mitarbeitenden dazu ermutigt, die Anwendungen auszuprobieren und sie in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

5. Kommunikation über Zeitzonen hinweg erfordert Flexibilität

Wenn sich ein Team über verschiedene Kontinente und Zeitzonen erstreckt, wird die Kommunikation zur echten Herausforderung. Denn bei der Kommunikation im Team über Zeitzonen hinweg erreicht die Nachricht manche Mitarbeitenden mitten in der Nacht. Sensibilisieren Sie Ihre Angestellten dafür und zeigen Sie flexible Lösungen auf.

So reicht bereits ein kleiner Nachrichten-Zusatz, dass keine Antwort außerhalb der normalen Arbeitszeiten erforderlich ist. Ihre Mitarbeitenden sollten die kontaktierte Person explizit entlasten, damit diese nicht in wohnortbedingten Zeitdruck gerät. So vermeiden sie Konflikte und langfristige Unzufriedenheiten in der internationalen Teamarbeit.

6. Erst Vertrauen aufbauen, dann zu den Sachthemen übergehen

In der deutschen Unternehmenskultur ist es üblich, gleich zur Sache zu kommen. Es ist nicht unhöflich, ohne Umschweife den Gegenstand der Zusammenarbeit anzusprechen. In der Teamkommunikation ist die Sachorientierung aber nicht in jeder Situation angemessen. In Abhängigkeit vom kulturellen Hintergrund der Teammitglieder kann es zunächst sinnvoll sein, Sachthemen hintenanzustellen. Die beziehungsorientierte Kommunikation steht am Anfang der Zusammenarbeit im Vordergrund.

7. Indirekte Kritik führt zuverlässiger zum Erfolg

Kritik ist ein sensibler Punkt bei der Kommunikation im Team. Sie gehört als Teil des Feedbacks an die Teammitglieder zum Arbeitsleben dazu. Denn Mitarbeitende sind auf Rückmeldungen angewiesen, wenn ihr Arbeitsergebnis nicht den Erwartungen entspricht. Anders als in der Kommunikation über E-Mails laden Messaging Lösungen wie Microsoft Teams dazu ein, Meinungen mitunter sehr spontan zu teilen. In vielen Kulturen gilt es jedoch als unhöflich, die Vorhaltungen direkt zu äußern. Das ist gerade dann der Fall, wenn Sie die Kritik nicht unter vier Augen mitteilen.

Unser Tipp: Stellen Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden ein. Manchmal kann es ratsam sein, über Andeutungen an Kritik heranzuführen. Wenn die direkte Kritik doch mal angebracht ist, können Sie auch über sehr verständliche und eindeutige Kommunikation über Ihr Anliegen Missverständnisse vermeiden.

8. Alle Mitarbeitenden sollten in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren können

Die Sprachbarriere zu überwinden, ist gerade in globalen Unternehmen eine ständige Herausforderung. Das Problem ist jedoch nicht neu. Entsprechende Software bietet in diesem kritischen Bereich Lösungen für effektive Kommunikation im Team an. Entscheidend ist, dass alle Mitarbeitenden in der Sprache kommunizieren können, die sie bevorzugen.

Im Idealfall kommunizieren Sie auf jeder Ebene so, dass alle Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu Informationen haben. Dafür können Multi-Language-Lösungen für Ihr Intranet hilfreich sein. NAVOO Intranet bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre interne Unternehmenskommunikation in beliebigen Sprachen bereitzustellen und somit Sprachbarrieren effektiv aus dem Weg zu schaffen.

9. Humor ist nicht universell und birgt Potenzial für Missverständnisse

Um die Teamkommunikation im Berufsalltag aufzulockern, ist Humor ein wichtiges Mittel. Aber kaum etwas ist so sehr von unserer Kultur, unserem Alter und unserem sozialen Hintergrund abhängig wie das, was uns amüsiert. Daher kann es gerade in internationalen Teams schnell zu Missverständnissen kommen. Mit Sarkasmus kann zum Beispiel nicht jedes Teammitglied umgehen.

Eine Möglichkeit, Konflikte zu vermeiden, besteht darin, Emojis zu verwenden. Denn ein lachender Smiley ist universell einsetzbar. Mit gezielt gesetzten Emojis senken sie das Risiko für Fehlinterpretation und lockern die Kommunikation im Team auf.

10. Das Wichtigste an der Kommunikation im Team ist, dass sie stattfindet

Gerade im Informationsaustausch mit Menschen, die unterschiedliche Sprachen sprechen, sind Faktoren wie die Redundanz nicht zu unterschätzen. Fragen Sie lieber mehrfach nach, um sicher zu gehen, dass alle das Ziel des Projekts und ihre Aufgabe darin verstanden haben.

Dafür ist es wichtig eine intensive Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten. Es kann von Vorteil sein, das Verständnis der Rolle und die Verteilung der Aufgabe im Team erneut abzufragen. Um alle Beteiligten mit dem richtigen Grad an Informationen zu erreichen, sollten Sie sich nicht auf einen einzelnen Kommunikationskanal beschränken. In manchen Fällen ist es sinnvoll, Inhalte über mehrere Kanäle zu teilen, den Detailierungsgrad der Zielgruppe anzupassen und wichtige Infos mehrfach weiterzugeben.