Ein Überblick über SharePoint Syntex

SharePoint Syntex ist ein Tool von Microsoft, das Künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um die Verwaltung von Dokumenten und die Automatisierung von Prozessen in Unternehmen zu verbessern. Syntex ist Teil des Microsoft 365 Ökosystems und zielt darauf ab, die Effizienz durch intelligentes Content Management zu steigern. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile sowie über die Lizensierung des intelligenten Add-Ons von Microsoft.

SharePoint Syntex verwendet maschinelles Lernen, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und wichtige Informationen daraus zu extrahieren. Das bedeutet, dass Benutzende nicht mehr manuell nach relevanten Daten suchen müssen. Mit Hilfe von Vorlagen und Modellen können diese Regeln festlegen, wie bestimmte Dokumenttypen behandelt werden sollen. Syntex kann beispielsweise Rechnungen oder Verträge erkennen und die benötigten Daten extrahieren. Hierdurch können Benutzende schneller nach relevanten Dokumenten suchen, da diese bereits kategorisiert und mit den richtigen Metadaten versehen sind.

SharePoint Syntex bietet eine breite Palette an Funktionen, die Unternehmen bei der Verwaltung und Verarbeitung ihrer Dokumente unterstützen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen im Detail:

Strukturierte und unstrukturierte Dokumentenverarbeitung

SharePoint Syntex ermöglicht die Extraktion von wichtigen Informationen direkt aus Dokumenten. Unstrukturierte Modelle sind hierbei sehr flexibel und können je nach Bedarf erstellt und angelernt werden. 

Microsoft stellt bereits vorgefertigte Modelle zur Verfügung, die beispielsweise für die Extraktion von Daten aus Rechnungen oder Verträgen genutzt werden können, um relevante Daten wie Namen, Adressen und Beträge zu erfassen. Diese vordefinierten Modelle können aktuell nur auf Dokumente in englischer Sprache angewendet werden.

Bild-Tagging

Eine weitere nützliche Funktion von SharePoint Syntex ist das automatische Taggen von Bildern. Mithilfe von KI können Bilder analysiert und relevante Tags hinzugefügt werden, die das Auffinden und Verwalten von visuellen Inhalten erleichtern. Diese Tags basieren auf den erkannten Elementen und Kontexten innerhalb der Bilder, was die Suche nach spezifischen Inhalten wesentlich effizienter macht.

Übersetzung

Das KI-gestützte Add-On hilft Benutzenden auch dabei, Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist in SharePoint integriert und daher direkt am Speicherort der jeweiligen Datei nutzbar. Das ist besonders wertvoll für Unternehmen, die global tätig sind und Inhalte in mehreren Sprachen verwalten müssen. Die automatische Übersetzung von Dokumenten spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf benötigte Informationen in ihrer bevorzugten Sprache haben.

Zusätzlich dazu bietet Syntex noch weitere Funktionen wie z. B. das automatische Ausfüllen von Spalten anhand von Prompts. Das funktioniert aktuell allerdings nur in englischer Sprache. Außerdem gibt es eine eSignature Funktion, welche aktuell nur in ausgewählten Regionen verfügbar ist. Auch eine optische Zeichenerkennung ist möglich. SharePoint Syntex analysiert hierbei hochgeladene Bilder und extrahiert den gefundenen Text. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Text gedruckt oder per Hand geschrieben ist. Eine weitere Funktion von Syntex ist das „taxonomy tagging“. Mit dieser Funktion kann das KI-gestützte Add-On Dokumente automatisiert mit strukturierten Tags versehen, basierend auf vordefinierten Taxonomien.

Unternehmen, die bereits eine bestehende Microsoft 365 Lizenz haben, können SharePoint Syntex als eigenständiges Add-On für den Digital Workplace Ihres Unternehmens erwerben. Syntex nutzt die Pay-as-you-go-Abrechnung, für die eine Azure Subscription notwendig ist. Für einige Funktionen wie z. B. die strukturierte Dokumentenverarbeitung werden zusätzlich AI Builder Credits benötigt. Die Kosten für SharePoint Syntex variieren dementsprechend je nach Nutzung.