Microsoft Viva: Employee Experience Plattform (EXP) der nächsten Generation
Lernen Sie die Features der vier zentralen Viva Tools kennen und schätzen
Effektiver arbeiten mit Microsoft Viva
Microsoft Viva wirkt sich positiv auf das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden aus und stärkt damit nicht nur die Produktivität, sondern auch das Vertrauen und die Zusammenarbeit in Ihrem Team. Die vier Viva Tools – Viva Insights, Viva Connections, Viva Learning und Viva Topics – unterstützen die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens in ihrem Arbeitsalltag umfassend – und das unabhängig vom Arbeitsort. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Vorteile und Funktionen der vier zentralen Tools der Employee Experience Plattform (EXP).
Was ist Microsoft Viva?
Die Idee hinter Microsoft Viva ist so einfach wie effektiv: Mitarbeitende eines Unternehmens können auf der Plattform gemeinsam arbeiten und sich austauschen. Microsoft Viva bietet Mitarbeitenden und Vorgesetzten Foren für News, Unterhaltungen und gemeinsame Interessen. Die verschiedenen Module fördern dabei Fähigkeiten wie Konzentration und Selbstreflexion, ermöglichen eine unternehmensweite Kommunikation und bieten Möglichkeiten zur Weiter- und Fortbildung. Microsoft Viva widmet sich mit seinen Features also voll und ganz der Mitarbeitererfahrung im digitalen Arbeitsumfeld. Das Ergebnis: positive Auswirkungen auf die Arbeitskultur, das Fachwissen innerhalb des Unternehmens sowie eine gestärkte und empathische Kommunikation unter den Mitarbeitenden. Neben den vier großen Viva Tools bietet Microsoft zudem Viva Goals, Viva Engage und Viva Sales an.
Viva Goals trägt entscheidend zur Optimierung des Mitarbeitererlebnisses bei.
Das kann Microsoft Viva – die vier großen Tools der Employee Experience Plattform
Viva Insights, Viva Connections, Viva Learning und Viva Topics decken unterschiedliche Bereiche des Arbeitslebens ab. Alle Funktionen lassen sich in Microsoft 365, Microsoft Teams und Outlook integrieren und werden so zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags in Ihrem Digital Workplace.
Viva Connections – das Herzstück der Employee Experience Plattform
Viva Connections ist ein übersichtliches Portal, in dem Sie wichtige Informationen und Ressourcen des Unternehmens sowie Aufgaben und Kommunikationstools zur Verfügung stellen können. Mitarbeitende müssen dafür ihre gewohnte Arbeitsumgebung in ihrem Digital Workplace nicht verlassen und können unkompliziert in den Austausch mit Kolleg:innen treten.
Mit Viva Connections können Sie …
die Kommunikation im Team stärken, indem Sie einen digitalen Raum für Gespräche bieten sowie Abstimmungen und Umfragen teilen,
Informationen für Teams und Projekte allen Teammitgliedern gleichzeitig zugänglich machen und Feedback einholen,
unkompliziert Mentoring-Programme anstoßen, um die Vernetzung und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu fördern sowie
die Unternehmenskultur entwickeln und stärken. Dafür erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, Ideen und Vorschläge einzubringen.
Neben Viva Connections bietet Microsoft eine weitere Plattform – Viva Engage – um die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Mit Viva Insights zu einer optimierten Arbeitsumgebung
Mit Viva Insights erhalten Sie einen umfassenden Einblick in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden. Mithilfe einer Künstlichen Intelligenz werden Daten über das Arbeitsverhalten und die Arbeitslast von Mitarbeitenden in Echtzeit analysiert. So können Sie die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeitenden kontinuierlich optimieren und an deren Bedürfnissen ausrichten.
Diese Möglichkeiten bietet Viva Insights:
Führungskräfte können ihre Teams und Besprechungen organisieren und auf die Balance zwischen Information und besprechungsfreien Phasen achten.
Analysen, Visualisierungen und interaktive Berichte sind Features von Viva Insights, mit denen Sie wichtige Informationen teilen können.
In Kennzahlenberichten lassen sich persönliche Daten durch eine anonymisierte und aggregierte Darstellung schützen.
Administrator:innen können den Zugriff auf Daten für Abteilungen oder einzelne Nutzer:innen festlegen.
Doch auch für Mitarbeitende bietet Viva Insights entscheidende Vorteile:
Viva Insights schlägt Pausen und Ruhezeiten vor, um das persönliche Wohlbefinden bei der Arbeit zu stärken und eine potenzielle Überbelastung zu verhindern.
Via Outlook erhalten Mitarbeitende hilfreiche Tipps für die Organisation ihres Arbeitstages und ihrer Arbeitswoche.
Persönliche Daten, die aus Telefonaten, Chats, Mails und Besprechungen stammen, sind nur für die betreffenden Mitarbeitenden sichtbar.
Mitarbeitende bestimmen, welche Daten und Informationen sie erhalten möchten und welche nicht.
Alle 14 Tage erhalten Mitarbeitende eine Zusammenfassung ihres Zeitmanagements sowie Hinweise zu Verbesserungsmöglichkeiten, um die Produktivität zu stärken.
Viva Learning – das Tool für effektives Lernen am Arbeitsplatz
Viva Learning bietet Ihrem Unternehmen eine zentrale Lernplattform. Auf der Plattform können Sie Ihren Mitarbeitenden Lerninhalte zur Verfügung stellen und diese verwalten. Viva Learning erleichtert damit die gezielte Förderung einzelner Mitarbeitenden, da sich Lerninhalte an individuelle Fähigkeiten und Fertigkeiten anpassen lassen. Durch die Integration von Microsoft Viva in Teams können Mitarbeitende in gewohnter Umgebung lernen – in ihrem Digital Workplace mit Microsoft 365. Dabei können sie sich im Chat mit anderen Mitarbeitenden austauschen, einander helfen und Wissen teilen.
Sie können entweder eigene Lerninhalte auf der Plattform zur Verfügung stellen oder Lernressourcen von externen Anbieter:innen integrieren. Den Lernerfolg können Führungskräfte ebenfalls mit Viva Learning messen und analysieren. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, die Qualität der Lerneinheiten zu beobachten: Werden Lerneinheiten erfolgreich abgeschlossen oder sollten Sie diese verbessern und anpassen?
Sie möchten sich über die Möglichkeiten des Digital Workplace informieren? In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr über Methoden zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes und zu den Anwendungsbereichen der Microsoft 365 Tools
Viva Topics – Wissensmanagement leicht gemacht
Viva Topics – die intelligente Wissensmanagementplattform von Microsoft – setzt eine Künstliche Intelligenz ein, um Wissen zu kategorisieren und zu verwalten. Die KI filtert aus unterschiedlichen Ressourcen Ihres Unternehmens relevante Informationen und ordnet diese thematischen Karten zu. Darüber hinaus können Sie Viva Topics eigene Themen hinzufügen und so den individuellen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden nachgehen. Diese können mit individuellem Feedback direkt steuern, welche der Themenkarten für sie relevant sind und welche nicht.
Mit Viva Topics können Sie
Themen bestimmten Projekten, Kunden und Branchen zuordnen,
Themenkarten mit relevanten Themenseiten verknüpfen und
Ihren Mitarbeitenden verschiedene Rollen zuweisen – wie Betrachter:in, Mitwirkende, Wissensmanager:in und Wissensadministrator:in. Letztere können die Themen aktiv verwalten und gestalten.
Darüber hinaus erleichtert die Integration von Viva Topics in Microsoft 365-Apps und den anderen Viva Tools das Wissensmanagement zusätzlich. So erhalten Mitarbeitende beispielsweise in Word, Excel und PowerPoint KI-gestützte Antworten auf ihre Fragen und können in SharePoint und Teams die Themenkarten und hervorgehobene Themen sofort einsehen. Weitere Informationen zu Microsoft Viva Topics erhalten Sie hier.
Dann setzen Sie auf Viva Insights und Viva Topics, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, das interne Wissensmanagement sowie den Digital Workplace zu optimieren.
Microsoft Viva – die Rahmenbedingungen im Überblick
Die Module von Microsoft Viva können Sie im Paket oder einzeln erwerben, je nachdem, welchen Bedarf Sie in Ihrem Unternehmen sehen. Viva Connections – das Herzstück der Employee Experience Plattform – ist ein fester Bestandteil von Microsoft 365. Die anderen drei Tools sind zu Teilen in Microsoft 365- und Office 365-Plänen für Unternehmen enthalten.
Die Integration von Microsoft Viva verläuft dabei reibungslos: Die Tools fügen sich nahtlos in die Anwendungen von Microsoft 365 ein. Sie nutzen Daten immer unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzregelungen und ermöglichen neue Erkenntnisse und Nutzungsweisen.
Microsoft Viva – deshalb lohnt sich die Employee Experience Plattform
Die voranschreitende Digitalisierung sowie die Jahre der Pandemie haben Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt und zu schnellen Entscheidungen gezwungen. Die Umstellung auf Remote Work verlief dabei nicht immer reibungslos – die Einführung neuer Tools führte häufig zu fehlender Akzeptanz, die Inkompatibilität mit anderen Anwendungen war nicht immer gegeben und die Interaktion der Mitarbeitenden geriet ins Stocken. Microsoft Viva setzt genau hier an:
- Die Bedienung der Tools ist intuitiv möglich und leicht erlernbar.
- Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich auf verschiedenen Kanälen auszutauschen und miteinander zu interagieren.
- Wissen zu relevanten Themen des Unternehmens wird gebündelt, gepflegt und frei zugänglich gemacht. Eine gezielte Förderung ist möglich.
- Das Berichtswesen ist weitestgehend automatisiert, sodass zeitliche Kapazitäten frei werden.
- Alle Mitarbeitenden können Ideen und Feedback einbringen.
- Sie können ihre Arbeitszeiten inklusive Fokus- und Ruhephasen im Auge behalten und sich effektiver organisieren.
Um es auf den Punkt zu bringen: Microsoft Viva fördert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Für das Unternehmen bedeutet das in der Folge mehr Produktivität und mehr Umsatz.
So gelingt die Integration der Microsoft Viva Tools
Bei der Integration von Microsoft Viva ist Arvato Systems Ihnen gerne behilflich. Es spielt keine Rolle, wie weit Sie mit der Einführung des Digital Workplace vorangeschritten sind: Wir sind Expert:innen für die digitale Transformation von Unternehmen und verfügen über umfassendes Wissen in allen Themen rund um den Digital Workplace. Wir orientieren uns an den Bedürfnissen Ihres Unternehmens – von der Beratung bis zur Integration der Viva Tools und darüber hinaus.
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